Vlottere administratie voor federaties
Sportfederaties of koepelorganisaties hebben, net als hun individuele sportclubs, dansscholen of verenigingen, heel wat administratie en formaliteiten af te handelen. Die vragen vaak tijd die niet naar de échte werking kan gaan. Voor die federaties heeft Ledenbeheer nu een eigen, overkoepelend totaalpakket ontwikkeld dat vlot online toegankelijk en gemakkelijk te beheren is – en dat 24 uur per dag en zeven dagen in de week.
Een omnichannel-oplossing met één centrale database waarin alle data bijeengebracht worden én waarbij elke club zijn eigen login en rechten heeft.
Functionaliteiten van de tool
Deze nieuwe functionaliteit biedt sportfederaties een volledig zelf in te zetten CRM-systeem – met automatische integratie van Ledenbeheer zelf – en laat hierdoor alle aangesloten (kleine) clubs van de federatie toe om een gratis versie van Ledenbeheer te gebruiken.
Het totaalpakket bevat heel wat modules, die je flexibel kan inzetten op maat van (de grootte en samenstelling van) de federatie of club. Dit zijn de belangrijkste functionaliteiten:
- Automatische doorstroming van ingevulde ledengegevens naar club en federatie, zodat alles altijd up-to-date blijft
- Automatische versturing van betalingsuitnodigingen naar clubs/leden voor hun aansluiting
- Gemakkelijke rapportage aan Sport Vlaanderen
- Uitgebreide communicatietool voor mailings (met eigen templates), nieuwsbrieven, sms’en en pop-up-meldingen – zowel gepersonaliseerd naar geselecteerde personen als naar alle aangesloten leden
- Efficiënt financieel beheer wat betreft inschrijvingen voor federatieactiviteiten
- Verschillende online-betalingsmogelijkheden (onder meer via eigen Mollie-account)
- Generatie van lidnummers, opslag van persoonlijke gegevens, soorten lidmaatschap, samenstelling trainingsgroepen …
- Vlotte controle op dubbele leden
- Uitgebreid rechtenbeheer
- Mogelijkheid tot opvraging van statistieken (samenstelling ledenbestanden, fluctuaties in ledenaantallen, financiële data …) dankzij gecentraliseerde, data-driven uitwerking van de tool
- Integratie met Mollie, Mailchimp en open api
Uiteraard beantwoordt de tool in alles aan de GDPR-normering, zodat de data van federatie en aangesloten club 100 procent beschermd en beveiligd zijn.
Minder informatieverlies, meer community-building
Dankzij al deze tools kan de functionaliteit wezenlijk bijdragen tot de automatisatie van de organisatie en een vlottere regeling van het ledenbeheer, wedstrijden, evenementen, enzovoort. Omdat er bovendien geen sprake meer is van verschillende programmaversies en afwijkende bestandsgegevens, worden inefficiënte werking, miscommunicatie en informatieverlies tot een minimum beperkt.
Op die manier faciliteer je niet alleen de werking van je sportfederatie, maar ook van de aangesloten clubs. Bovendien biedt de tool heel wat mogelijkheden om nog meer aan community-building te doen, wat de werking van de federatie alleen maar ten goede kan en zal komen.
