Ik kan elke club Ledenbeheer aanraden
Al dertien jaar runt Delfien Neirynck de balletschool Toi Moi et la Danse. Die begon destijds heel klein, maar anno vandaag telt de school acht vestigingen rond het Gentse. Tel daar nog bij dat de range van de leden gaat van kleuters tot senioren en dat er naast klassiek ballet ook aandacht is voor modern jazz, breakdance en andere stijlen, en je weet dat de administratie niet van de poes is. Zeker nu Toi Moi et la Danse ook zestien shows organiseert, telkens goed voor zo’n 300 man publiek.
“Om al die redenen ben ik blij met de ondersteuning van Ledenbeheer, waar we nu toch al zo’n drie jaar mee samenwerken”, vertelt Delfien. “We begonnen met de basic versie – Ledenbeheer was toen pas opgestart – die bijvoorbeeld nog geen online betalingen aanbood. Maar gaandeweg is dat platform gegroeid, zodat we van steeds meer functionaliteiten gebruik konden maken, terwijl het toch gebruiksvriendelijk en intuïtief bleef. Uiteraard blijft er enorm veel administratie over voor ons – bijvoorbeeld mails uitsturen – maar het systeem zorgt er wel voor dat je automatisch lijsten kan aanmaken, groep per groep aanschrijven, last minute sms’en versturen …
Het gaat met andere woorden allemaal heel snel en vlot, waardoor het een heel grote hulp en tijdsbesparing vormt. En als er een probleem is – ik ben niet echt heel technisch aangelegd – bel ik Kevin en word ik meteen geholpen, of krijg ik een beknopte opfrissingscursus via webinar.”
Zonder manuele handelen
Ook de leerkrachten van de school maken dankbaar gebruik van Ledenbeheer, bijvoorbeeld om zich aan te melden, of aan te geven dat ze afwezig zullen zijn. “Kortom, iedereen binnen de balletschool werkt met het systeem, wat alles een stuk efficiënter maakt.
Bovendien gaat Kevin met zijn team ook aan de slag met suggesties van onze kant. Zo wilden wij per se een ticketverkoopmodule met het oog op die zestien shows in twee theaterzalen. Ze hebben dat gerealiseerd en ik ben heel tevreden met het resultaat: we hebben er tot nog toe 3800 kaarten mee verkocht, zonder dat er manuele handelingen aan te pas komen.
Bovendien worden die kaarten dankzij de zaalplanner automatisch genummerd en is er een mogelijkheid om meteen af te rekenen, zodat je niet met het vervelende euvel zit dat mensen kaarten bestellen maar ze dan niet meer nodig hebben en dus niet betalen. Akkoord, zo’n extra module kost geld, maar dat kan je doorrekenen naar de klant. En zelfs als dat niet zou kunnen, zou ik ze hebben aangeschaft.
Bovendien reageren de klanten heel tevreden. Ja, ze moeten een account maken, maar eenmaal dat gedaan hebben ze toegang tot de kalender, zien ze of hun lidgeld betaald is, enzovoort. Ik kan elke club Ledenbeheer aanraden, omdat ik zelf niet meer zonder zou kunnen.”