Bied je leden persoonlijk sportadvies aan

Tips en tools

“Voor welke groep kan ik mijn kind best inschrijven?”, dat is ongetwijfeld de meest gestelde vraag wanneer de nieuwe inschrijvingsperiode start. Ledenbeheer.be maakt het je voortaan gemakkelijk en biedt de optie om persoonlijk sportadvies te versturen zodat je leden zich meteen voor de juiste groep(en) registreren.

Veel dansscholen en sportclubs bieden een programma met een ruime differentiatie: zo zijn er groepen met verschillende moeilijkheidsgraden of leeftijdsgebonden groepen. Op die manier bewaak je het niveau binnen een groep en houd je de motivatie van je leden hoog. Alleen kan er wel eens verwarring ontstaan over de groepenverdeling wanneer de inschrijvingen starten. ‘Mag mijn kind al naar de volgende groep?’ ‘Bij welke cursus sluit ik best aan op basis van mijn ervaring?’, het zijn allemaal vragen waarop je als club het juiste antwoord wil bieden. Je wil je leden helpen, maar het is een hele klus om voor iedereen persoonlijk sportadvies te voorzien, zeker wanneer je geen digitale hulpmiddelen gebruikt.

Toch is het ook commercieel gezien een slim idee: je biedt niet alleen een unieke, persoonlijke service aan je leden, de stap om opnieuw te registreren, wordt sneller gezet wanneer je hen persoonlijk uitnodigt. Daarnaast kun je meteen de juiste link naar het volledige aanbod meesturen.

Neem dus zeker de tijd om de adviesmodule van Ledenbeheer.be grondig te bekijken. Hier alvast nog enkele gouden tips.

Schakel je docenten in

Wie kan er beter gericht advies geven aan de sporter dan de leraar zelf. Ja hoor, je kan voor pen en papier kiezen en aanduiden op een ledenlijst of je kunt het jezelf gemakkelijk maken en de docent in kwestie de rechten geven om in Ledenbeheer de adviezen voor zijn groep(en) te beheren. Op die manier kan hij inloggen en ziet hij enkel zijn eigen groepen en eigen leden. Hij kan dan voor ieder lid individueel aanduiden welke groep het lid volgend jaar mag volgen, dezelfde cursus of een andere die er bijvoorbeeld op aansluit.

Het lid voor wie het advies geldt, zal dit nog niet meteen ontvangen. Hij ziet het pas wanneer je de adviezen effectief verstuurt. Zo heb je zelf de mogelijkheid om alles eerst nog eens te overlopen alvorens te verzenden. Pas wanneer je zeker bent dat het juist ingevuld staat, en het moment van inschrijven aangebroken is, klik je op de verzendknop.

Door de leraars bij het proces te betrekken, zal het advies enerzijds helemaal afgestemd zijn op de werkhouding en niveau van de sporter, en zullen de ouders het sportadvies wellicht sneller volgen. Daarnaast is het voor de docent aangenaam dat hij bij de indeling betrokken wordt en zo het niveau van zijn of haar groep mee onder controle heeft.

Voeg een persoonlijke boodschap toe

Heb je alle voorbereidingen gedaan en zijn alle leden ingedeeld? Dan kun je best nog een persoonlijke boodschap of toelichting meegeven per cursus alvorens je de adviezen naar de deelnemers verstuurt. Deze mededeling zal worden weergegeven bij het raadplegen van hun advies in hun Ledenbeheeraccount.

Daarna ga je aan de slag met het verzenden van alle berichten. Ook hier laat ledenbeheer toe om het mailtje helemaal persoonlijk op te stellen.

En wat daarna? Makkelijke opvolging.

Spannend! Je kan alle actie meteen volgen. Ieder verzonden sportadvies vertaalt zich in een uitnodiging naar het desbetreffende lid. Al deze uitnodigingen kun je eenvoudig opvolgen via het menu Uitnodigingen. Heeft een lid de uitnodiging nog niet aanvaard, dan kun je indien gewenst na enkele dagen een herinnering sturen. Bovendien kun je de ‘tijdsdruk’ opdrijven, door te werken met een exclusieve inschrijvingsperiode voor bestaande leden voorafgaand aan de openbare inschrijvingen. Zo stimuleer je je leden om te reageren op de uitnodiging alvorens nieuwe leden zich mogen registreren.

Ga aan de slag

Start met het voorbereiden van je volgende seizoen en maak de cursussen aan in je beheerdersaccount. Op die manier kun je nu al alle adviezen voorbereiden en leden aan groepen toewijzen. Heerlijk efficiënt!

Je organisatie naar een hoger niveau tillen?

We nemen graag het zware werk voor je uit handen en staan klaar om je taken te verlichten.

Boek een demo Probeer het nu