Communicatie – e-mail

E-mailen via Ledenbeheer.

Ga via het hoofdmenu naar “communicatie => Nieuw bericht”.

Bovenaan zie je het keuzescherm “e-mail en sms”, kies om het bericht per e-mail en/of per sms te versturen.

Selecteer naar wie je de e-mail en/of sms wil versturen.

Dit kan zowel door de namen te typen van de personen die je wil bereiken, of een groep te selecteren uit de voorgestelde groepen.

Voorgestelde groepen zijn de cursussen en activiteiten die je organiseert en de groepen die je zelf hebt samengesteld via het segmenteren van contacten.

Je kunt ook sturen naar alle actieve leden en bepaalde groepen uitsluiten (niet versturen aan).

Geef een onderwerp aan je email- of sms.

Het onderwerp bepaald 90% van de keren of je e-mail wordt geopend of niet. Vermijd hoofdletters en woorden als “Gratis, promotie,…” Mailboxen zijn allergisch aan deze woorden en zullen je e-mails sneller als spam of ongewenst aanschouwen.

Wil je commerciële e-mails versturen naar je ledenlijst, lees dan even ons artikel over de Mailchimp integratie.

Schrijf je tekst

Schrijf de tekst die je wil versturen en voorzie deze van de gewenste opmaak.

Bijlages toevoegen

Je kunt bijlages uploaden bij je e-mailbericht. Mailboxen aanvaarden maximum 10 mb aan bijlages, daarom hebben we dit ook toegepast in de upload functie.

De bijlage zal pas worden geüpload als je op volgende klikt.

Ontvangers controleren

De laatste stap bij het versturen van een e-mail of sms is een overzicht van alle ontvangers die je wil aanschrijven. Je kan hier nog mensen afvinken die de e-mail of sms niet moeten ontvangen.


Weetjes over e-mails

  • Een bijlage kan maximum 10 mb groot zijn.
  • Een e-mail (en de bijlage) is steeds raadpleegbaar voor leden via hun Ledenbeheer profiel.
  • Je kunt de huisstijl van een e-mail wijzigen in je instellingen (instellingen => e-mail configuratie.

Wat met leden die in “ontvangers” en “niet ontvangers” zitten.

Bv. ik wil e-mailen naar iedereen die sport op vrijdagavond, maar niet naar de wedstrijd teams.

Ik maak een segment aan van alle sporten op vrijdagavond (lees hier meer over segmenteren).
Bij de ontvangers selecteer ik mijn segment “sport op vrijdagavond”. Bij “niet versturen aan” selecteer ik mijn wedstrijdteam.

Als een lid op vrijdagavond sport en niet in een wedstrijdteam zit dan zal hij de e-mail ontvangen.
Als het lid op vrijdagavond sport en in een wedstrijdteam zit dan zal hij de e-mail niet ontvangen (ook al sport hij op vrijdagavond).

Wat met mensen die in 2 groepen zitten?

Dubbele contacten worden er automatisch uitgefilterd, zo ontvangt een lid maar 1 e-mail en/of sms per opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.

Kan de e-mail ook verzonden worden vanuit ons eigen e-mailadres?

Neen, nog niet. Om e-mails te versturen vanuit het e-mailadres van de club zouden we de mx-records van je website moeten aanpassen. Dit is een aanpassing die ook grote gevolgen heeft voor alle andere e-mailverkeer op je website. We werken aan een integratie hiervoor, maar momenteel is dit niet mogelijk. De e-mails worden standaard verzonden van noreply@ledenbeheer.be.

Kun je antwoorden op een e-mail?

Ja, de antwoorden komen ook toe op het e-mailadres die je hebt ingesteld bij de clubgegevens.