E-mailen via Ledenbeheer.
Ga via het hoofdmenu naar “communicatie > Nieuw bericht”.
Stap 1: Kanaal
Als eerste kies je welk kanaal (e-mail, e-mail en sms of sms) je wil gebruiken om te communiceren met je leden.
Stap 2: Inhoud van de mail
Titel: Een eigen omschrijving voor de e-mail, dit is de tekst die je te zien krijgt in het overzicht van alle verzonden e-mails.
Onderwerp: Het onderwerp van je e-mails. Het onderwerp bepaalt of je e-mail wordt geopend of niet. Vermijd hoofdletters en woorden als “Gratis, promotie,…” Mailboxen zijn allergisch aan deze woorden en zullen je e-mails sneller als spam of ongewenst aanschouwen.
Wil je commerciële e-mails versturen naar je ledenlijst, lees dan even ons artikel over de Mailchimp integratie.
Voorbeeld tekst: Sommige mailprogramma’s tonen eerst een preview van een e-mail, daar beslissen mensen meestal of ze de mail openen of niet. Vul hier de tekst in die leden triggert om de mail te openen.
Bericht:
Hier komt de inhoud van je mail, je kan kopiëren en plakken vanuit een ander document, onze editor zal de opmaak overnemen en correct weergeven op alle mailprogramma’s.
Tip: Met het % icoontje in de balk kun je de naam van de gebruiker of voogd invoeren in de e-mail.
Bijlages toevoegen: Je kunt bijlages uploaden bij je e-mailbericht. Mailboxen aanvaarden maximum 10 mb aan bijlages, daarom hebben we dit ook toegepast in de upload functie.
Concept opslaan. Sla je de e-mail op als concept dan kun je deze later verder afwerken.
Naast concepten kun je je mail ook opslaan als sjabloon. Zo kun je vaak gestuurde mails één maal opmaken en telkens hergebruiken.
Klik over “verder gaan als je ontvangers wil toevoegen.
Stap 3: Ontvangers
Selecteer naar wie je de e-mail wil versturen. Dit kan zowel door de namen te typen van de personen die je wil bereiken, of een groep te selecteren uit de voorgestelde groepen. Voorgestelde groepen zijn de cursussen en activiteiten die je organiseert en de groepen die je zelf hebt samengesteld via het segmenteren van contacten.
Je kunt ook sturen naar alle actieve leden en bepaalde groepen uitsluiten (niet versturen aan).
CC: iemand in ELKE e-mail als cc toevoegen. Deze persoon zal bij elke afzender in cc staan, gezien we de mails één per één versturen zal hij dus evenveel mails ontvangen als er ontvangers zijn. Het e-mailadres in cc is zichtbaar voor alle leden.
Als je wil dat een docent de mail ook krijgt dan voeg je deze beter toe via “ontvangers”.
PS: zie je deze optie niet staan? Vraag dan aan je clubbeheerder om je de rechten te geven hiervoor.
Na het selecteren van een groep haalt het programma automatisch de tarieven van de cursussen op, zo kun je specifiëren naar welk tarief de mail moet worden verzonden.
Testmails: je kan elke mail vooraf bekijken of versturen naar jezelf als test.
Geef een onderwerp aan je email- of sms.
Schrijf je tekst
Schrijf de tekst die je wil versturen en voorzie deze van de gewenste opmaak.
Stap 4: bevestigen
Ontvangers controleren
De laatste stap bij het versturen van een e-mail of sms is een overzicht van alle ontvangers die je wil aanschrijven. Je kan hier nog mensen afvinken die de e-mail of sms niet moeten ontvangen.
Antwoordadres
Je kan zelf bepalen naar wie het antwoord op een mail moet worden verzonden, naar het club-e-mailadres of naar het e-mailadres van de persoon die de mail verstuurt.
PS: zie je deze instelling niet staan? Dan moet de clubbeheerder je hiervoor rechten geven.
Nu versturen of mail inplannen?
Als je de mail onmiddellijk wil versturen dan klik je op “nu versturen”, wil je de mail later versturen dan kan deze ingepland worden. Vink de checkbox aan en kies de gewenste afleverdatum en tijd.
Eens de mails verzonden dan kun je opvolgen wie de mail heeft gelezen of kun je deze opnieuw versturen naar andere leden.
Meer informatie kun je lezen op onze pagina “communicatie > overzicht (opvolgen en hersturen).”
Weetjes over e-mails
- Een bijlage kan maximum 10 mb groot zijn.
- Een e-mail (en de bijlage) is steeds raadpleegbaar voor leden via hun Ledenbeheer profiel.
- Je kunt de huisstijl van een e-mail wijzigen in je instellingen (instellingen => e-mail configuratie).
Wat met leden die in “ontvangers” en “niet ontvangers” zitten.
Bv. ik wil e-mailen naar iedereen die sport op vrijdagavond, maar niet naar de wedstrijd teams.
Ik maak een segment aan van alle sporten op vrijdagavond (lees hier meer over segmenteren).
Bij de ontvangers selecteer ik mijn segment “sport op vrijdagavond”. Bij “niet versturen aan” selecteer ik mijn wedstrijdteam.
Als een lid op vrijdagavond sport en niet in een wedstrijdteam zit dan zal hij de e-mail ontvangen.
Als het lid op vrijdagavond sport en in een wedstrijdteam zit dan zal hij de e-mail niet ontvangen (ook al sport hij op vrijdagavond).
Wat met mensen die in 2 groepen zitten?
Dubbele contacten worden er automatisch uitgefilterd, zo ontvangt een lid maar 1 e-mail en/of sms per opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.
Kan de e-mail ook verzonden worden vanuit ons eigen e-mailadres?
Ja! Dit kun je instellen via instellingen => e-mailconfiguratie. Lees meer over je eigen e-mailadres instellen, klik hier.
Kun je antwoorden op een e-mail?
Ja, de antwoorden komen ook toe op het e-mailadres die je hebt ingesteld bij de clubgegevens.
Naar welke e-mailadressen worden de e-mails verzonden?
De e-mailadressen die gebruikt worden in de communicatie zijn de volgende “registratie e-mailadres, e-mail vader, e-mail moeder, e-mail ouders of voogd, secondaire e-mailadressen”. Dit zijn allemaal standaard vragen binnen het programma. Als je zelf een nieuwe vraag toevoegt om een e-mailadres te vragen zal deze NIET opgenomen worden in het luik communicatie.
