Communicatie – Mailchimp

Nieuwsbrieven versturen kan dankzij de integratie met Mailchimp.
Mailchimp is een gratis programma waarmee je grafisch mooie nieuwsbrieven kunt opmaken. Ledenbeheer kan je ledenlijst automatisch synchroniseren met Mailchimp. Om de Mailchimp integratie voor Ledenbeheer te gebruiken moet je Ledenbeheer koppelen aan je Mailchimp account.

Verschil tussen e-mails en nieuwsbrief.

Waarom heb ik Mailchimp nodig? Je kunt toch ook e-mails versturen via Ledenbeheer zelf?
Klopt, maar er is een groot verschil tussen de informatieve mails m.b.t. de werking van de sportclub, die je via Ledenbeheer verstuurt. En de nieuwsbrieven die commerciële inhoud bevatten zoals reclame voor je opendeurdagen, sportkampen, …

Bij het versturen van nieuwsbrieven moet je je contacten duidelijk laten weten hoe ze zich kunnen uitschrijven voor je nieuwsbrief. De GDPR geeft Europese burgers het recht om vergeten te worden en het recht om een gegeven toestemming terug in te trekken.

Heb ik dan toestemming nodig om mijn leden te mogen mailen?

Het antwoord is eenvoudig: om commerciële e-mails en nieuwsbrieven te mogen versturen, heb je de actieve toestemming nodig van de ontvanger. Dit wordt een opt-in genoemd. Met actieve toestemming bedoelen we dat de ontvanger door een eigen actie zijn of haar goedkeuring moet geven (bijvoorbeeld het aanklikken van een aankruisvakje). De toestemming moet bovendien voorafgaand, specifiek en vrij zijn. Dit betekent dat weigering mogelijk moet blijven en geen nadelige gevolgen mag hebben (mensen verplichten om je nieuwsbrief te ontvangen in je algemene voorwaarden mag dus niet). Bovendien mag het ook niet zo zijn dat een toestemming automatisch wordt geplaatst. Het blijft steeds de keuze van de surfer of ze toestemming wil geven, en wanneer hij of zij deze terug wil intrekken.

Wat zegt de GDPR over e-mailverkeer m.b.t. belangrijke informatie, transacties of facturen?

Een (potentieel) lid contacteert je om gebruik te maken van je diensten. Wat doe je in zo’n situatie? Gewoon e-mailen uiteraard! De opt-in regels zijn alleen maar van toepassing op commerciële e-mails. Correspondentie via mail met belangrijke informatie over de activiteit van je club, kostennota’s, facturen of bestelbevestigingen zijn transactionele e-mails. Deze mag je gewoon verzenden.

Met andere woorden, voor alle e-mails die je met Ledenbeheer verstuurt, heb je geen toestemming nodig van je leden (maar niet als ze commerciële informatie bevat).

Voor actieve leden bestaat er gelukkig een alternatieve oplossing: het gerechtvaardigd belang. Het is namelijk goed mogelijk dat ze baat hebben bij het ontvangen van de mails die je organisatie uitstuurt omdat die hen helpen om meer uit hun aangekochte product of dienst te halen, of omdat het waardevol kan zijn om je soortgelijke aanbod te bekijken. Actieve klanten mogen dan rustig in je e-maillijst blijven zitten, zolang zij transparant en duidelijk geïnformeerd worden over hun rechten, én je verzonden e-mails tot een gelijkaardig aanbod behoren als datgene waar ze klant voor zijn. Maak het wel mogelijk om op een eenvoudige manier uit te schrijven van de mailing (opt-out).

Wat met je huidige contacten?

Je hebt op dit moment waarschijnlijk al verschillende lijsten aan abonnees verzameld die geregeld een nieuwsbrief van je in hun mailbox ontvangen. Hoewel je deze contacten al eerder verzameld hebt, zullen ook deze aan de GDPR moeten voldoen. Helaas is het vaak moeilijk te achterhalen of de huidige abonnees in je e-maillijst in het verleden wel een actieve toestemming hebben verleend. Je raadt het misschien al… maar in dat geval zit er niets anders op dan de contacten om een nieuwe toestemming te verzoeken. Zonder deze opt-in mag je hen namelijk geen e-mails meer versturen. Je hebt bovendien ook werkelijk een bewijsplicht onder de GDPR. Kun je niet bewijzen dat er toestemming is gegeven? Dan heb je er geen!

Kort samengevat:

Waarom de splitsing tussen e-mails via Ledenbeheer en een nieuwsbrief? Als je Ledenbeheer zou gebruiken als nieuwsbrief programma, dan moeten we je leden ook de keuze geven om uit te schrijven op e-mails. Dat betekent ook dat ze zouden uitgeschreven zijn voor alle normale (informatieve) e-mail communicatie, wat een nadeel is voor de werking van je sportclub. Daarom de uitsplitsing tussen informatieve e-mails via Ledenbeheer en commerciële informatie via Mailchimp.

Voor de e-mails die verzonden worden via Ledenbeheer heb je geen specifieke toestemming nodig (op voorwaarde dat je e-mails geen commerciële informatie bevatten):

• kostennota’s
• betalingsherinneringen
• melding van afgelaste lessen
• adviezen
• inschrijvingsbevestigingen
• wachtlijstmeldingen
• niet commerciële e-mails die je via communicatie verstuurt.

Gebruik Ledenbeheer dus niet om commerciële e-mails of nieuwsbrieven te versturen. De mails van Ledenbeheer hebben namelijk geen uitschrijfknop.
Voor alle commerciële e-mails gebruik je Mailchimp of een ander e-mailprogramma die voorzien is van een opt-out (uitschrijfknop).

Mailchimp instellen in Ledenbeheer

Ga via het hoofdmenu naar instellingen > integraties > Mailchimp.

1. Plak de API-sleutel die je kan vinden op Mailchimp in het veld “Mailchimp API Key”. (Via deze link: https://admin.mailchimp.com/account/api of login bij Mailchimp, ga naar account > extra’s > api keys.)
2. Eens de koppeling is gebeurd kun je twee lijsten selecteren, zo kun je je leerlingen die inschrijven voor cursussen in 1 lijst plaatsen en leerlingen uit extra activiteiten in een andere lijst.
3. Opslaan
4. Ledenbeheer stelt automatisch de vraag aan je leden of ze de nieuwsbrief willen ontvangen of niet.

Vanaf dan zal iedereen die inschrijft voor een cursus en aanduid dat hij of zij de nieuwsbrief wenst te ontvangen gesynchroniseerd worden met je Mailchimp account.

Resultaten nieuwsbrief opvolgen in Ledenbeheer

Via het menu “communicatie => nieuwsbrief” kun je de resultaten opvolgen van je nieuwsbrief. Je ziet ook wie de laatste persoon was die er bij is gekomen op de nieuwsbrief enz.

 

Veelgestelde vragen bij Mailchimp

Wanneer worden de leden doorgestuurd naar Mailchimp?

De synchronisatie gebeurt elke minuut, we sturen maximum 200 leden per keer naar Mailchimp, zodat we geen systemen overbelasten.
Rekening houdende dat er +/- 90.000 registraties zijn op Ledenbeheer kan dat dus snel 8u duren voor een tweede synchronisatieronde voorbij komt aan je club.

Wat als het ene familielid toestemming geeft om de nieuwsbrief te ontvangen en de andere niet?

Familieleden die hetzelfde e-mailadres delen (familieaccounts) zullen doorgestuurd worden naar Mailchimp als minstens één van hun aangeeft de nieuwsbrief te willen ontvangen.

Welke gegevens worden er gesynchroniseerd met Mailchimp

• Naam
• Voornaam
• e-mailadres
• ingeschreven cursussen

De cursussen waarvoor ze ingeschreven zijn geven we mee als tags. Zo kun je in Mailchimp ook groepen maken op basis van die tags. Daarna kun je die groepen aanschrijven.

Wat met meerdere e-mailadressen per account?

We lijsten alle e-mailadressen op en je leden kunnen zelf kiezen naar welke adressen de mails moeten worden verzonden.