Communicatie – sms centrale

SMS Centrale van Ledenbeheer.

Verstuur dringende communicatie en notificaties via SMS naar je leden. Volledig geautomatiseerd en gekoppeld aan betalingsherinneringen en afgelasten.

Opgepast: SMS berichten zitten niet in je standaard abonnement en worden aangerekend per maand aan € 0,10 /bericht voor de eerste 100 berichten per maand, en aan € 0,05 /bericht voor alle volgende berichten die maand.


Instellingen SMS centrale

Voordat je sms’en kan versturen via Ledenbeheer moet je deze module eerst inschakelen.

Dat doe je via het hoofdmenu “instellingen => SMS”.

In het instellingsmenu heb je 3 opties.

  1. Laat het versturen van sms’en toe: zolang deze optie niet is geactiveerd kan je geen sms’en versturen.
  2. Stuur sms-communicatie ook naar voog-nummers die opgegeven werden in een inschrijvingsformulier of op de contactlijst: Standaard worden de sms’en naar het telefoonnummer gestuurd die in het profiel van het lid te vinden is. Als je deze optie aanvinkt dan worden sms’en ook naar het nummer van de voogd verstuurd.
  3. Sms notificaties bij betalingsherinneringen: Als je deze optie aanvinkt dan wordt een e-mail met een betalingsherinnering vergezeld van een sms. Je kunt zelf instellen welke tekst er moet verzonden worden bij betalingsherinneringen.

Sms versturen via Ledenbeheer

Sms’en versturen kan op dezelfde manier als een e-mailbericht.

Ga via het hoofdmenu naar “communicatie => Nieuw bericht”.

Bovenaan zie je het keuzescherm “e-mail en sms”, kies om het bericht per e-mail en/of per sms te versturen.

Selecteer naar wie je de e-mail en/of sms wil versturen.

Dit kan zowel door de namen te typen van de personen die je wil bereiken, of een groep te selecteren uit de voorgestelde groepen.

Voorgestelde groepen zijn de cursussen en activiteiten die je organiseert en de groepen die je zelf hebt samengesteld via het segmenteren van contacten.

Je kunt ook sturen naar alle actieve leden en bepaalde groepen uitsluiten (niet versturen aan).

Geef een onderwerp aan je email- of sms.

Het onderwerp bepaald 90% van de keren of je e-mail wordt geopend of niet. Vermijd hoofdletters en woorden als “Gratis, promotie,…” Mailboxen zijn allergisch aan deze woorden en zullen je e-mails sneller als spam of ongewenst aanschouwen.

Wil je commerciële e-mails versturen naar je ledenlijst, lees dan even ons artikel over de Mailchimp integratie.

Schrijf je tekst

Schrijf de tekst die je wil versturen en voorzie deze van de gewenste opmaak.

Bijlages toevoegen

Je kunt bijlages uploaden bij je e-mailbericht. Mailboxen aanvaarden maximum 10 mb aan bijlages, daarom hebben we dit ook toegepast in de upload functie.

De bijlage zal pas worden geüpload als je op volgende klikt.

Ontvangers controleren

De laatste stap bij het versturen van een e-mail of sms is een overzicht van alle ontvangers die je wil aanschrijven. Je kan hier nog mensen afvinken die de e-mail of sms niet moeten ontvangen.


Sms’en bij afgelasten

Afgelaste lessen zijn een vervelende zaak, gelukkig heeft Ledenbeheer hier aan gedacht. Je kunt je les aflassen en alle ingeschreven leden onmiddellijk verwittigen per e-mail en sms.

Dat doe je via het menu “cursusaanbod of extra activiteiten” en je selecteer “afgelasten”.
Selecteer de les die je wenst te annuleren en bevestig.

Op het volgende scherm kun je de les annuleren en onmiddellijk terug inplannen. Deze communicatie wordt standaard per mail verzonden, maar je kunt ook de optie aanvinken om dit per sms te laten weten.

Een standaard sms van afgelasten ziet er zo uit:

De sessie G-dans van Sportclub demo, die doorgaat op donderdag 25 april 2019 van 11:00u tot 12:00u werd verplaatst naar vrijdag 10 mei 2019 van 12:00u tot 13:00u.

Aangevuld met de tekst die je zelf hebt opgegeven.

De standaardtekst wordt aangerekend als één sms, wil je zelf tekst toevoegen dan zal dit berekend worden door je aantal karakters (word steeds weergegeven).

Weetjes over sms’en

  • Het onderwerp van je bericht is ter info voor jezelf, dit zal niet verzonden worden per sms.
  • Bijlages kunnen niet verzonden worden per sms.
  • Een sms is steeds zonder opmaak.
  • Een leesbevestiging is niet beschikbaar voor sms’en.

Wat met leden die in “ontvangers” en “niet ontvangers” zitten.

Bv. ik wil sms’en naar iedereen die sport op vrijdagavond, maar niet naar de wedstrijd teams.

Ik maak een segment aan van alle sporten op vrijdagavond (lees hier meer over segmenteren).
Bij de ontvangers selecteer ik mijn segment “sport op vrijdagavond”. Bij “niet versturen aan” selecteer ik mijn wedstrijdteam.

Als een lid op vrijdagavond sport en niet in een wedstrijdteam zit dan zal hij de sms ontvangen.
Als het lid op vrijdagavond sport en in een wedstrijdteam zit dan zal hij de e-mail niet ontvangen (ook al sport hij op vrijdagavond).

Wat met mensen die in 2 groepen zitten?

Dubbele contacten worden er automatisch uitgefilterd, zo ontvangt een lid maar 1 e-mail en/of sms per opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.

Kun je antwoorden op een sms?

Neen, onze sms-server is momenteel ingesteld om te versturen. Later willen we dit opvangen en je het antwoord per e-mail of sms bezorgen. Als iemand toch antwoord op een sms dan krijgen ze volgende melding: “Je beantwoordt een sms van de Ledenbeheer sms centrale, deze worden niet doorgestuurd naar de clubbeheerder.”