Contacten beheren en segmenteren

Contactenlijst

De contactenlijst van Ledenbeheer bevat alle informatie van leden, oud-leden en contactpersonen.

Wat is het verschil tussen een lid en een contactpersoon?

Een lid heeft een account op Ledenbeheer en is ooit ingeschreven geweest voor één van je cursussen of activiteiten. Leden kunnen dus hun eigen gegevens aanpassen. Een contactpersoon heeft geen account op Ledenbeheer. Deze personen heb je dus zelf toegevoegd aan de contacten.

Je contactenlijst kun je terug vinden in het hoofdmenu “contacten => beheren”.


Weergave aanpassen contactlijst

De kolommen die je ziet in je contactlijst zijn volledig aanpasbaar. Zo bepaal je zelf de volgorde van de kolommen en de rangschikking van de gegevens. Elke kolom is ook voorzien van een filter zodat je snel kan zoeken naar gegevens van je leden.

De rangschikking aanpassen

Klik op de kolom titel en de volgorde gaat alfabetisch van A naar Z. Klik je nogmaals dan krijg je een Z naar A volgorde.

Filteren binnen een kolom

Onder alle kolomhoofden (naam, voornaam, …) staat een veld ‘geen filter’, daar kun je de naam of gegevens in typen die je zoekt.

Volgorde van de kolommen aanpassen

Bovenaan rechts zie je de knop ‘Kies kolommen’, daar kun je selecteren welke kolommen je zichtbaar wil maken. Maar je kunt in die lijst ook de volgorde aanpassen.

Na het aanpassen klik je op ‘update contactlijst’.

 


Contacten bewerken/verwijderen

Naam, voornaam en e-mailadres kun je als clubbeheerder niet aanpassen. Een gebruiker kan met één account inschrijven bij meerdere sportclubs die Ledenbeheer gebruiken, als de standaard informatie (naam, voornaam en e-mailadres) aangepast wordt dan is dat voor elke club zo. Daarom kunnen alleen de leden dit aanpassen. Het e-mailadres is bovendien de login van je leden, een e-mail wijzigen zou betekenen dat het lid niet meer kan inloggen.

Leden kunnen die informatie echter wel aanpassen, als ze dus een nieuw e-mailadres hebben dan loggen ze in met het oude e-mailadres en passen het e-mailadres aan in hun profiel.

Alle andere gegevens kun je wel aanpassen omdat deze clubspecifiek zijn, dat doe je door rechts bovenaan te klikken op ‘bewerkingsmodus inschakelen’.

Daarna ga je naar de cel die je wenst aan te passen, je vult de nieuwe gegevens in en druk daarna op enter op de waarde op te slaan.

Contacten wissen

In de bewerkingsmodus is het mogelijk om contacten te wissen. Scroll naar rechts en klik op verwijder uit contactlijst.

Leden archiveren en/of blokkeren

Leden kun je niet wissen, enkel archiveren gezien ze een geschiedenis hebben van inschrijvingen en/of aankopen. Gearchiveerde contacten komen niet op de verjaardagslijst en zullen niet meer zichtbaar zijn in je contactlijst.

Wil je een lid blokkeren, klik dan op gebruiker blokkeren uiterst links van de naam van het lid (in bewerkingsmodus).

Een geblokkeerd lid kan niet meer inschrijven met zijn account voor jouw club. Ze kunnen wel nog inloggen om hun mutualiteitsattesten te downloaden.

Ps: Alle gegevens uit de contactlijst kun je downloaden naar een Excel bestand. Lees er hier meer over.


Contacten segmenteren

Met Ledenbeheer kun je automatische groepen maken met allerhande richtlijnen. Je kiest als club zelf welke criteria je wil gebruiken voor een groep. Zo kun je bvb groepen maken van iedereen die in een bepaalde gemeente woont en die ouder is dan 18 jaar.

Klik links onderaan op ‘Nieuwe groep’.

Geef een label in voor de nieuwe gebruikersgroep.

Klik nu op de blauwe knop criterium toevoegen.

In de kolom waarde selecteer je welke waar je wil ophalen (in ons voorbeeld is dit ‘leeftijd’).

In de kolom zoekopdracht kun je de voorwaarde opstellen (in het voorbeeld is dit ‘hoger dan’)

Geef daarna je zoekwaarde op in de kolom zoekterm (in ons voorbeeld is dat ’18’), druk op enter om je waarde op te slaan.

Klik nu op de knop ‘instellingen uitvoeren en bewaren’.
En je bent klaar, je nieuwe segment is nu zichtbaar bij contacten (boven de knoppen “nieuwe groep”).

Als je dit segment aanklikt dan zie je “alle leden ouder dan 18 jaar”.