Contacten beheren en segmenteren

Contactenlijst

De contactenlijst van Ledenbeheer bevat alle informatie van leden, oud-leden en contactpersonen.

Wat is het verschil tussen een lid en een contactpersoon?

Een lid heeft een account op Ledenbeheer en is ooit ingeschreven geweest voor één van je cursussen of activiteiten. Leden kunnen dus hun eigen gegevens aanpassen. Een contactpersoon heeft geen account op Ledenbeheer. Deze personen heb je dus zelf toegevoegd aan de contacten.

Je contactenlijst kun je terug vinden in het hoofdmenu “contacten => beheren”.


Weergave aanpassen contactlijst

De kolommen die je ziet in je contactlijst zijn volledig aanpasbaar. Zo bepaal je zelf de volgorde van de kolommen en de rangschikking van de gegevens. Elke kolom is ook voorzien van een filter zodat je snel kan zoeken naar gegevens van je leden.

De rangschikking aanpassen

Klik op de kolom titel en de volgorde gaat alfabetisch van A naar Z. Klik je nogmaals dan krijg je een Z naar A volgorde.

Filteren binnen een kolom

Onder alle kolomhoofden (naam, voornaam, …) staat een veld ‘geen filter’, daar kun je de naam of gegevens in typen die je zoekt.

Volgorde van de kolommen aanpassen

Bovenaan rechts zie je de knop ‘Kies kolommen’, daar kun je selecteren welke kolommen je zichtbaar wil maken. Maar je kunt in die lijst ook de volgorde aanpassen.

Na het aanpassen klik je op ‘update contactlijst’.

 


Contacten bewerken/verwijderen

Naam en voornaam kun je als clubbeheerder niet aanpassen. Een gebruiker kan met één account inschrijven bij meerdere sportclubs die Ledenbeheer gebruiken, als de standaard informatie (naam, voornaam) aangepast wordt dan is dat voor elke club zo. Daarom kunnen alleen de leden dit aanpassen.

Leden kunnen die informatie echter wel aanpassen via hun profiel.

Alle andere gegevens kun je wel aanpassen, omdat deze clubspecifiek zijn, dat doe je door rechts bovenaan te klikken op ‘bewerkingsmodus inschakelen’ of door te klikken op het profiel van het lid en daarna op ‘bewerken’.

Daarna ga je naar de cel die je wenst aan te passen, je vult de nieuwe gegevens in en druk daarna op enter op de waarde op te slaan.

Contacten wissen of blokkeren

In de bewerkingsmodus is het mogelijk om contacten te wissen of blokkeren. Scrol naar rechts en klik op verwijder uit contactlijst.
Verwijderen of blokkeren kan ook via de profielfiche van dat lid.

Als je een lid blokkeert, kun je ook opgeven waarom dat lid geblokkeerd wordt. Deze boodschap zien je leden als ze proberen in te schrijven bij jouw club.

Verschil tussen leden archiveren en blokkeren.

Leden archiveren

Leden kun je niet wissen, alleen archiveren gezien ze een geschiedenis hebben van inschrijvingen en/of aankopen. Gearchiveerde contacten komen niet op de verjaardagslijst, zullen niet meer zichtbaar zijn in je contactlijst en worden niet meer opgenomen in de communicatie. Als leden volledig gewist willen worden uit het systeem dienen ze contact op te nemen met de supportdienst van Ledenbeheer.

Leden blokkeren

Een geblokkeerd lid kan niet meer inschrijven met zijn account voor jouw club. Ze kunnen wel nog inloggen om hun mutualiteitsattesten te downloaden of inschrijven bij andere clubs die Ledenbeheer gebruiken.

Ps: Alle gegevens uit de contactlijst kun je downloaden naar een Excel bestand. Lees er hier meer over.


Contacten segmenteren

Met Ledenbeheer kun je automatische groepen maken met allerhande richtlijnen. Je kiest als club zelf welke criteria je wil gebruiken voor een groep. Zo kun je bvb groepen maken van iedereen die in een bepaalde gemeente woont en die ouder is dan 18 jaar.

Klik links onderaan op ‘Nieuwe groep’.

Geef een label in voor de nieuwe gebruikersgroep.

Klik nu op de blauwe knop criterium toevoegen.

In de kolom waarde selecteer je welke waar je wil ophalen (in ons voorbeeld is dit ‘leeftijd’).

In de kolom zoekopdracht kun je de voorwaarde opstellen (in het voorbeeld is dit ‘hoger dan’)

Geef daarna je zoekwaarde op in de kolom zoekterm (in ons voorbeeld is dat ’18’), druk op enter om je waarde op te slaan.

Klik nu op de knop ‘instellingen uitvoeren en bewaren’.
En je bent klaar, je nieuwe segment is nu zichtbaar bij contacten (boven de knoppen “nieuwe groep”).

Als je dit segment aanklikt dan zie je “alle leden ouder dan 18 jaar”.