Ledenbeheer werkt met een uniek algoritme om leden te importeren.
Stap 1: login op Ledenbeheer (www.ledenbeheer.be/admin)
Stap 2: Ga naar contacten => importeren.
Stap 3: Download onze Excel template om leden te importeren.
Stap 4: Vul de template in (kopie paste van je eigen ledenlijst), je kunt zelf extra kolommen aanmaken als je dat wil (zo kun je onder meer lidnummers, kledingmaten enz. in de template plaatsen).
Verplichte velden:
- voornaam deelnemer
- naam deelnemer
- geboortedatum deelnemer (dag, maand, jaar notatie! Zet een apostrof (‘) voor de datum)
- telefoonnummer
- e-mailadres (dit zal ook de login worden van je leden)
- kindaccount? Vul hier “ja” in, indien het gaat om een kind (jonger dan 16 jaar). Als je de cel leeg laat dan zal dit aanzien worden als een hoofdaccount.
Kindaccounts worden gebundeld met de ouders of voogd in een gezinsaccount. Dit doen we via het e-mailadres! Vul dus hetzelfde e-mailadres in bij het kind als bij de ouders. Indien het kind jonger is dan 16 jaar en als ledenbeheer geen ouders kan vinden met een identiek e-mailadres zal dit zorgen voor een foutmelding tijdens het importeren, met andere woorden: je kan geen kinderen importeren jonger dan 16 jaar zonder dat je de gegevens van de ouders kent (wetgeving op de privacy).
Beurtenkaarten
Hebben je leden nog een openstaand saldo op hun beurtenkaart dan kun je deze ook importeren via deze Excel file.
Vul dan volgende velden per gezinsaccount in (op naam van de hoofdaccount)
- Beurtenkaart resterend bedrag
- Beurtenkaart geldig tot
Extra kolommen
Voor elke kolom die je zelf extra aanmaakt in de Excel file, dien je deze vraag ook aan te maken onder “contactgegevens“. Daarna kun je deze gegevens tijdens het importeren koppelen. Hoe nieuwe vragen (contactgegevens) aanmaken: klik hier.
Stap 5: Upload je Excel bestand via importeren.
Stap 6: Ledenbeheer valideert het importbestand en geeft weer waar er een foutieve invoer is.
Stap 7: Wanneer er fouten zijn opgedoken dien je deze te corrigeren in je Excel bestand. Na het corrigeren van het bestand en het heropladen kun je importeren, klik op volgende.
Stap 8: In deze stap kun je een boodschap intypen die op de e-mail zal verschijnen die we sturen naar de te importeren leden.
Stap 9: Koppel de vrije velden met extra informatie met Ledenbeheer, dit doe je door in de rechterkolom per kolom de correcte vraag te selecteren. Doe dit voor elke extra kolom die je hebt toegevoegd. Klik hierna op “importeer gebruikersgegevens” en bevestig de ledenimport.
Stap 10: Ledenbeheer verstuurt automatisch uitnodigingen naar alle gebruikers uit je importbestand. Ze worden gevraagd om een wachtwoord te kiezen en hun gegevens te controleren. Hierna kunnen ze zich inschrijven voor je cursussen.
Ter info is er na de import ook een logboek beschikbaar, zo kun je zien wat de import heeft gedaan.
