Cursusaanbod – inschrijvingen – wachtlijst

Wachtlijsten inschrijvingen

Bij een volzette cursus wordt er een automatische wachtlijst aangemaakt. Als er een plaatsje vrij komt en er is een wachtrij, dan wordt je hiervan op de hoogte gebracht. Zo kun je de mensen die op je wachtlijst staan uitnodigen voor het vrije plaatsje.

Publieke kant

Dit is wat je leden te zien krijgen. Op het cursusoverzicht zullen ze al zien dat de cursus volzet is, als ze doorklikken naar de tarieven zien ze daar nogmaals dat de cursus volzet is, maar dat ze zich wel kunnen toevoegen aan de wachtlijst.

 

 

In het winkelmandje wordt dit nogmaals herhaald. Als ze een volzette cursus toevoegen aan hun winkelmandje, zal deze niet aangerekend worden (zoals je kan zien in onderstaande afbeelding). Ze worden wel gevraagd om alle gegevens in te vullen van het inschrijvingsformulier. Mocht er een plaatsje vrij komen dan kunnen we de inschrijving onmiddellijk in orde brengen op die manier.

 

Hierna krijgen ze een bevestiging dat ze correct zijn opgenomen op de wachtlijst.

 

Protip: Leden krijgen niet te zien de hoeveelste plaats ze hebben op een wachtlijst!

 

Administrator kant

De wachtlijsten kun je vinden in het menu ‘cursusaanbod => inschrijvingen’.

Bovenaan in de hoofding zie je uiterst rechts het icoontje van de wachtlijst staan met het aantal mensen die momenteel op die wachtlijst staan.

 

 

Als je klikt op de wachtlijst zie je een lijst van mensen die op de wachtlijst staan opgedeeld per cursus / extra activiteit. Hier kun je de mensen op de wachtlijst uitnodigen voor een vrijgekomen plaatsje of hen van de wachtlijst verwijderen.

 

Opgelet, je kunt geen leden uitnodigingen als de cursus volzet is, je zult dus de capaciteit van de cursus moet verhogen of er zal effectief een plaats moeten vrij komen.

 

In de wachtlijst kun je als clubbeheerder zelf beslissen naar wie de plaats gaat. Dat doe je door op de knop ‘uitnodiging versturen’ te klikken. Je kunt zoveel mensen uitnodigingen als er vrije plaatsen zijn.

 

De uitnodiging e-mail ziet er zo uit. Ze hebben 2 opties, de uitnodiging accepteren of afwijzen. Op de mail staat vermeld dat de link slechts 24u werkt, zodat je leden de knoop sneller kunnen doorhakken en jij het plaatsje sneller kunt invullen. Maar de link vervalt pas als jij de uitnodiging terug intrekt via de wachtlijst.

 

  1. Accepteren = De persoon is onmiddellijk ingeschreven en de kostennota is direct beschikbaar. Die persoon zal ook verdwijnen uit de wachtlijst.
  2. Afwijzen = de beheerder van de club zal een e-mail ontvangen waarin staat dat iemand de uitnodiging heeft afgewezen, daarna kun je die persoon uit de wachtlijst verwijderen en de volgende persoon uitnodigingen.

Opvolgen

Ledenbeheer houd je automatisch op de hoogte als je leden niet tijdig antwoorden op je uitnodiging. Zo kun je sneller ingrijpen en iemand anders de plaats toekennen.

Andere weetjes

Ledenbeheer stuurt geen automatische mails als er een plaats vrij komt. We verwittigen je wel als er een plaats vrij komt als je bvb een kostennota wist waarin een inschrijving voor een volzette cursus zat.

Plaats vrijgekomen? Dan kan alleen de clubbeheerder dit zien!

Op de publieke kant zien je leden niet dat er plaats is vrij gekomen als er een wachtlijst is. Maar van zodra dat er meer plaatsen zijn vrijgekomen dan dat er mensen op de wachtlijst staan zullen ze die plaatsen wel kunnen innemen.

Bvb: Er staan 4 mensen in de wachtlijst en er komen 5 plaatsen vrij, dan zal er op de publieke kant zichtbaar zijn dat er 1 plaats is vrijgekomen (5 vrije plaatsen – 4 op de wachtlijst = 1 publieke plaats)