Wat is een extra activiteit?
Een extra activiteit is een activiteit die niet wekelijks voorkomt. In Ledenbeheer maken we een verschil tussen cursussen en extra activiteiten.
Een cursus heeft wekelijkse sessies. Een extra activiteit heeft één sessie die een paar uur/dagen duurt.
Een wekelijkse dansles of training is dus een cursus. Een workshop of danskamp is een extra activiteit.
Wat is het verschil met een cursus?
Er zijn drie grote verschillen.
- periode ipv sessies
- bezetting op twee manieren
- aanwezigheden per periode
Er zijn geen sessies, maar er is een periode
Er is geen tabblad sessies zoals bij cursussen, een activiteit werkt met een periode, bestaande uit een begin- en einddatum.
De bezetting / het aantal vrije plaatsen wordt anders berekend.
Dit is een zeer belangrijk verschil! Extra activiteiten hebben twee manieren om de bezetting te bepalen.
Algemene bezetting
Op het tabblad algemeen kun je ingeven hoeveel personen je toelaat over de volledige activiteit.
Bezetting per tarief
Op het tabblad tarief kun je een maximum aantal toegelaten deelnemers instellen per tarief. Als je een bezetting invult per tarief dan kijkt Ledenbeheer niet naar de algemene bezetting voor dat tarief.
Voorbeelden
Workshop
Algemene bezetting
Een workshop is een activiteit waarbij je alleen de algemene bezetting hoeft in te stellen.
Workshopdag bestaande uit meerdere workshops kan helaas niet. Het systeem controleert of je reeds bent ingeschreven op een tarief om dubbele inschrijvingen te voorkomen.
Bezetting per tarief
Stel je organiseert een workshopdag bestaande uit 4 workshops, waarbij Leden kunnen kiezen naar welke workshop ze willen komen.
Hiervoor maak je dus een 4 extra activiteiten met één tarief per workshop.
Danskampen met of zonder maaltijden
Algemene bezetting
Wil je kampen organiseren maar kunnen leden kiezen tussen een kamp met of zonder maaltijden? Dan moet je alleen de algemene bezetting instellen.
Kampen met of zonder overnachting
Via tabblad tarief
Organiseer je kampen waarbij de leden kunnen kiezen tussen een plaatsje met overnachting of een plaatsje zonder overnachting?
Dan kun je bij het tarief “met overnachting” instellen hoeveel bedden je hebt (10 bedden = 10 vrije plaatsen)
Bij het tarief “zonder overnachting” vul je dan in hoeveel leden je toelaat zonder overnachting.
Activiteit met een tarief voor eigen leden en voor nieuwe leden
Algemene bezetting
Hier slaat de bezetting op het totaal van de activiteit, je hoeft dus alleen een algemene bezetting in te vullen.
algemene bezetting van 40 plaatsen
Gemengde activiteit
In sommige situaties kun je op een gemengde activiteit uitkomen. Want wat als ik één tarief een bezetting geef en de andere niet?
Aan onze sprookjeswandeling kunnen 50 mensen aan deelnemen. We hebben een normale deelname en een VIP-behandeling. Maar ik wil 20 plaatsen vrijhouden voor mijn huidige leden.
Dan zal je je algemene bezetting moeten instellen op 50 deelnemers.
En drie tarieven aanmaken
Ledenbeheer zal 20 plaatsen van de algemene bezetting vrijhouden voor je huidige leden, de overige 30 plaatsen zijn voor de andere tickets.
