Deze handleiding is uitsluitend voor Ledenbeheerklanten, ben je geen klant van Ledenbeheer dan is er een andere handleiding voor handen op de website van Danssport Vlaanderen.
Hoe werkt het?
Ik schrijf mijn dochter in voor een cursus. Het is haar eerste inschrijving, Ledenbeheer gaat automatisch de eventuele kost van de aansluiting bij Danssport Vlaanderen aanrekenen. Bij haar tweede inschrijving binnen dezelfde periode (sportjaar) zal dit niet meer aangerekend worden gezien mijn dochter reeds aansluitingsgeld heeft betaald.
Eens de kostennota die de aansluiting bij Danssport Vlaanderen bevat betaald is, zal het lid automatisch gesynchroniseerd worden met het ledenplatform van Danssport Vlaanderen.
Je ontvangt hiervoor een factuur van Danssport Vlaanderen.
Hoe instellen?
Je leden laten doorvloeien naar Danssport Vlaanderen in 3 stappen.
Leden automatisch laten verzekeren bij Danssport Vlaanderen
1. Breng je aansluiting bij de Federatie in orde
Vraag je aansluiting aan op de website van Danssport Vlaanderen: https://www.danssportvlaanderen.be/lid-worden/inschrijven-als-club
Eens je aansluiting in orde is zal je op je Ledenbeheeraccount een menu zien staan “Danssport Vl.”.
2. Extra dienst configureren
Je kunt deze stap overslaan als de kost voor het lidmaatschap van Danssport Vlaanderen in het lidgeld van je klanten is inbegrepen.
Nadat je Danssport Vlaanderen als Federatie hebt aangeduid zal er een extra dienst tevoorschijn komen onder het menu “extra dienst”.
Klik op “beheer dienst”.
Op die pagina kun je per leeftijdscategorie instellen hoeveel de aansluiting voor Danssport Vlaanderen kost. Dit is altijd een verplichte dienst, ze zal dus altijd aangerekend worden aan je leden (1x per sportjaar).
Vergeet het tarief niet te activeren!
De tariefgroep kun je ook hernoemen naar bvb: verzekering, door op het icoontje rechts naast “standaard tarief” te klikken.
3. Extra dienst toevoegen aan een cursus
Het is belangrijk dat je deze extra dienst toevoegt aan je cursus VOOR de inschrijvingen starten. Deze extra dienst gaat ook automatisch de verplichte vragen van Danssport Vlaanderen toevoegen aan je cursus (adres, geslacht, nationaliteit). Als je de extra dienst pas later toevoegt dan heeft Danssport Vlaanderen niet voldoende gegevens om dit lid te verzekeren.
In bulk
- Ga via het hoofdmenu naar “cursusaanbod > bulk bewerken”.
- Klik daar op “extra diensten” en daarna onder “Danssport Vlaanderen” op het “standaard tarief”.
- Hierna duid je aan voor welke cursussen deze extra dienst mag aangerekend worden (al dan niet gratis, zie stap 2)
- Klik daarna op “toepassen” onderaan de pagina.
ps: Je kunt de lijst van cursussen beperken door eerst een sportjaar te selecteren, rechts bovenaan.
Alle leden die ingeschreven zijn voor cursussen waarop deze extra dienst van toepassing is, zullen automatisch doorvloeien naar Danssport Vlaanderen.
Vanaf nu verloopt alles automatisch. Reeds ingeschreven leden en leden die inschrijven na het instellen van deze dienst, zullen automatisch doorgegeven worden aan Danssport Vlaanderen.
Per cursus
De extra dienst kun je ook cursus per cursus instellen.
- Ga via het hoofdmenu naar “cursusaanbod > beheren”
- Kies de cursus die je wil aanpassen.
- Rechts onderaan op het tabblad “algemeen” zie je “extra diensten” staan. Selecteer daar het tarief “standaard tarief” en sla de cursus op.
Vanaf nu verloopt alles automatisch. Reeds ingeschreven leden en leden die inschrijven na het instellen van deze dienst, zullen automatisch doorgegeven worden aan Danssport Vlaanderen.
Leden manueel verzekeren bij Danssport Vlaanderen via Ledenbeheer.
Dat kun je doen via het menu “cursusaanbod > inschrijvingen”. Klik daar op inschrijving toevoegen, in de rechterkolom zie je onderaan de extra dienst “aansluiting Danssport Vlaanderen” staan. Je kan ze hiervoor inschrijving. Na het betalen van die kostennota vloeien die leden door naar de federatie.
Wie is verzekerd?
ALLE leden die ingeschreven zijn voor cursussen waarop je de extra dienst hebt ingesteld, de leden moeten wel hun kostennota betaald hebben voor ze doorvloeien naar DSV.
Een lijst van iedereen die verzekerd is kun je zien via het menu “extra dienst > gebruikerslijst bij Danssport Vlaanderen”.
Wie is niet automatisch verzekerd?
Beurtenkaart gebruikers
Iemand die een beurtenkaart koopt volgt niet het normale winkelmand proces en daarom kan er geen extra dienst aan gekoppeld worden. Daarom moet je beurtenkaart gebruikers manueel verzekeren.
Cursusverantwoordelijken
Cursusverantwoordelijke vloeien niet automatisch door, tenzij ze ook ingeschreven zijn op een cursus.
Beheerders
Een beheerder die geen inschrijving heeft op een cursus vloeit niet door naar Danssport Vlaanderen.
Veel gestelde vragen
Welke gegevens van de deelnemers worden gedeeld met Danssport Vlaanderen (GDPR)?
- Naam en voornaam
- Nationaliteit
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adres (straat, nummer, gemeente en postcode)
- e-mailadres
Wat met leden die nog niet betaald hebben?
Alleen leden waarbij de kostennota (van die les) betaald of deels betaald is vloeien door. Van zodra een lid betaald vloeit deze ook door.
Wat als leden terug uitschrijven?
Leden die betaald hebben vloeien door naar Danssport Vlaanderen, als ze daarna uitschrijven voor de lessen dan blijven ze verzekerd. Hou hier dus rekening mee als je geld terugbetaald bij annulaties.
