Extra diensten

Naast gelden voor je cursussen of activiteiten heb je ook de mogelijkheid om extra kosten (al dan niet verplicht) aan te rekenen aan je klanten. Kosten zoals verzekering, lidgelden, opvang bij kampen of andere extra diensten die je wil aanrekenen.

Hoe werkt het?

Voorbeeld 1: verplicht lidgeld

Ik schrijf mijn dochter in voor een cursus. Het is haar eerste inschrijving, Ledenbeheer ziet dit en gaat automatisch de kost van het lidgeld aanrekenen. Bij mijn tweede inschrijving binnen dezelfde periode zal dit niet meer aangerekend worden gezien mijn dochter al lidgeld heeft betaald bij de sportclub.

Voorbeeld 2: optionele verzekering

Ik schrijf mijn dochter in voor een cursus. Het is haar eerste inschrijving, Ledenbeheer ziet dit en gaat automatisch de kost voorstellen, ik kan nu selecteren dat ik een extra verzekering wil afsluiten voor mijn dochter. Bij mijn tweede inschrijving binnen dezelfde periode zal dit niet meer aangerekend worden gezien mijn dochter al een verzekering heeft afgesloten bij de club.

Hoe instellen?

Via het menu  “extra diensten” kun je deze diensten configureren.

Klik op nieuwe dienst om een extra kost toe te voegen en geef daarna de naam in van deze dienst (in ons voorbeeld “Verzekeringen”)

Stel de periode in

Ledenbeheer gaat automatisch controleren of de persoon die je wenst in te schrijven, reeds ingeschreven is voor de extra dienst voor die specifieke periode. Je stelt een terugkerende periode in, dat betekent dat je volgend jaar gewoon dezelfde verzekering kan aanduiden, Ledenbeheer past automatisch het jaar aan.

Opties

Verplichten

Verplicht de extra dienst bij het afrekenen.

Dit kan nuttig zijn om lidgeld of een verzekeringskost aan te rekenen die verplicht is in je club.

Blokkeren

Je kunt een kostennota blokkeren als het deze extra dienst bevat. Zo kun je deze kostennota niet omboeken eens ze die extra dienst hebben genomen.

Bvb: ik organiseer een danskamp en gebruik de extra dienst om een annulatieverzekering aan te bieden. In de voorwaarden van de annulatieverzekering staat dat de annulatieverzekering alleen maar geldig is voor dat kamp. Dus wil ik voorkomen dat de inschrijving kan omgeboekt worden.

Tariefgroepen en tarieven

Een tariefgroep is zoals het woord zegt een groep van tarieven, hierdoor kun je binnen 1 dienst meerdere soorten aanbieden. Daarbij denken we aan de extra dienst “verzekering” die je kunt opsplitsen in “standaard verzekeringen” en een “uitgebreidere” versie.

Standaard is er één tariefgroep en leeftijdgroep.

Je kan dus voor elke leeftijd een ander tarief hanteren. Verzekeringen voor – 18-jarigen kunnen dus een andere prijs hebben dan verzekeringen voor +18-jarigen.

Een tarief is gekoppeld aan de leeftijd van het lid op de dag van inschrijven.

Extra diensten koppelen aan de cursussen.

Nu je extra dienst is ingesteld moet je deze koppelen aan de cursussen en extra activiteiten waarbij je het wil gebruiken.

Open de cursus die je wenst te koppelen, op het tabblad algemeen zul je rechts onder je maximumbezetting “extra diensten” zien staan. Daar selecteer je welke extra dienst(en) je wil koppelen, klik op opslaan en klaar. Dit moet je uiteraard voor elke cursus doen.

Opgepast! Als je een cursus en extra dienst hebt met een identieke naam neemt Ledenbeheer aan dat je deze cursus wil gebruiken om leden te laten inschrijven op de extra dienst. De tarieven van de extra dienst zullen dan worden toegepast ipv de prijs van de cursus.

 

Gebruikerslijsten

Iedereen die inschrijft voor die extra dienst (verplicht of niet) komt in een gebruikerslijst terecht op de pagina “extra diensten”.

Klik op gebruikerslijst om de lijst te zien van de mensen die zijn ingeschreven hiervoor.

Je kunt selecteren welk sportjaar je wil zien.

In de lijst is ook een kolom “OK” voorzien, zo kun je bijv. zelf aanduiden welke leden je al hebt verzekerd en welke niet.
Als je later leden wil doorgeven aan de verzekering kun je via de knop “Geef enkel niet-aangevinkte leden weer” filteren. Zo heb je een lijst van alle “nog te verzekeren leden”.

Meer informatie nodig van je leden?

Rechts bovenaan de pagina heb je de optie “kies kolommen”, daarmee kun je alle gewenste informatie in de lijst plaatsen.

Inschrijven voor een extra dienst als beheerder

Je kan een lid inschrijven via het menu “cursusaanbod > inschrijvingen”. Klik bovenaan op “inschrijving toevoegen”. De extra diensten staan onderaan de cursuslijst.

Inschrijven voor een extra dienst als lid

De inschrijving voor een extra dienst hangt altijd samen met een cursus. Als een lid zich inschrijft op een cursus met een gekoppelde extra dienst dan zal het lid ook voor de extra dienst ingeschreven zijn.

Sommige clubs maken het mogelijk dat leden kunnen aansluiten bij hun club zonder een cursus te volgen. Bvb een extra dienst “lidmaatschap”.
Maar met een kleine aanpassing in Ledenbeheer lukt dat ook.

• Je maakt een cursus aan met exact dezelfde naam als de extra dienst.
• Daarna koppel je de extra dienst aan de cursus (zoals hierboven uitgelegd)
• Je krijgt nu een melding dat de tarieven van de extra dienst zullen worden gebruikt voor deze cursus.