Ledenbeheer en boekhouding
Is Ledenbeheer een boekhoudingspakket?
Nee, zoals de naam al aangeeft, is Ledenbeheer een "Ledenbeheer systeem". Het is geen boekhoudprogramma, wat betekent dat we geen BTW-tarieven hanteren of facturen genereren. Ledenbeheer is een B2C-platform, en boekhoudkundig gezien hoeven particulieren geen BTW-factuur te ontvangen. Daarom gebruiken we de term "kostennota's" in plaats van facturen. Dit betekent echter niet dat Ledenbeheer niet kan helpen bij het versnellen van je boekhoudprocessen.
Hoe kan ik alle gegevens aan mijn boekhouder verstrekken?
Financieel rapport
Je hebt de mogelijkheid om een samenvatting te downloaden van alle kostennota's en creditnota's via het "financieel > rapport"-menu.
Dit overzicht toont je alle gegevens die je nodig hebt voor de boekhouder, je kan dit tevens downloaden in Excel formaat.
Wil je liever alleen de betaalde orders zien? Dan kun je gebruik maken van ons omzetrapport.
Omzetrapport (Betalingen)
Alle mogelijke inkomsten, zoals inschrijvingen, extra diensten, beurtenkaarten en webshopverkopen, kunnen worden gedownload in een gedetailleerd Excel-bestand via ons omzetrapport.
WAAR? Ga naar het menu "Financieel > Omzetrapport" om rapporten te genereren van je inkomsten die in Ledenbeheer zijn geregistreerd.
Een omzetrapport toont alle betaalde kostennota's. Hier zijn verschillende opties om het rapport te filteren:
- Lid
- Bestelling
- Activiteit
- Categorie
- Datum
- Betalingsmethode
Het resultaat is een overzichtelijke lijst van alle inkomsten, gesorteerd op de door jou gekozen criteria.
Bijvoorbeeld, omzetrapporten van augustus:
Onderaan rechts vind je een knop om het rapport in Excel-formaat te downloaden. Dit bestand kun je aan je boekhouder verstrekken.
Uitgaven
Facturen van Ledenbeheer
Je ontvangt maandelijks 1 of 2 facturen van Ledenbeheer, afhankelijk van of je online betalingen accepteert of niet. Deze facturen omvatten:
1. Een factuur voor je licentie
- Maandelijks abonnement
- Aantal verzonden sms'jes
- Gebruik van de webshopmodule (optioneel)
- Gebruik van de beurtenkaartenmodule (optioneel)
- Verkochte tickets (optioneel)
2. Een factuur voor de commissie op online betalingen (Eerste van elke maand).
De commissie wordt automatisch afgetrokken van je betalingen die je ontvangt van Mollie. Je hoeft deze factuur dus niet manueel te betalen.
Je kan de transacties en de kosten opvolgen in je Ledenbeheeraccount bij "instellingen > betalingsmethodes"
Deze facturen moet je ook aan je boekhouder verstrekken.
Creditnota's
WAAR? Deze creditnota's zijn te vinden in het menu "Financieel > Creditnota's" en kunnen worden gedownload.
Wat is mijn omzetcijfer?
Omzet verwijst naar wat je hebt verkocht (lessen, kleding, etc.) gedurende een bepaalde periode. Als iemand zich inschrijft voor een les, betaalt en vervolgens besluit zich uit te schrijven, moet je hier rekening mee houden in je boekhouding. Hiervoor kun je creditnota's gebruiken in Ledenbeheer (menu "Financieel > Creditnota's").
Je juiste omzetcijfer bereken je dus als volgt: Inkomstenrapport - Creditnota's.
Veel gestelde vragen
Waarom heeft mijn omzetrapport niet dezelfde cijfers als het financieel rapport?
Het omzetrapport kijkt naar de betalingen die binnenkomen, het financieel rapport kijkt naar de bestellingen.
Dit is niet noodzakelijk hetzelfde.
Voorbeeld 1: besteld in januari, betaald in februari.
Het omzetrapport kijkt naar de datum van betaling
Het financieel rapport kijkt naar de datum van bestelling
Voorbeeld 2: gespreid betalen
Het omzetrapport kijkt naar de betaling en zal dus de schijf tonen die deze maand betaald is
Het financieel rapport kijkt naar de volledige bestelling
Wat gebeurt er in het omzetrapport met een chargeback?
Een chargeback bij
gespreid betalen gaat een negatieve betaling toevoegen aan het order, die dus het totale betaalde bedrag gaat beïnvloeden. In het omzetrapport zal dus een negatief bedrag worden toegevoegd op datum van de chargeback.
Huidige order wordt geannuleerd, er wordt een creditnota opgemaakt voor je order ter waarde van de terugbetaling. Een nieuw order wordt gemaakt met de niet geschrapte onderdelen. Maar de betalingen blijven onaangeraakt. In het omzetrapport zal dus niets veranderen.
Een manuele creditnota voegt een negatieve betaling toe aan de kostennota. Deze telt niet mee aan het totaal betaalde bedrag.
Dit zal dus geen invloed hebben op het omzetrapport.