Mutualiteitsattesten
Organisaties die sportlessen organiseren kunnen mutualiteitsattesten afleveren aan hun leden. Deze attesten kunnen door je leden worden ingediend bij hun mutualiteit om een tegemoetkoming te krijgen van de mutualiteit. Mutualiteitsattesten worden automatisch gegenereerd voor zowel cursussen als extra activiteiten binnen Ledenbeheer.
Ledenbeheer maakt automatisch attesten op voor gebruikers als bewijs van inschrijving bij een bepaalde cursus. Je kunt deze attesten automatisch aftekenen door hier je handtekening up te laden.
Handtekening uploaden
Vul de naam van de clubverantwoordelijke in.
Plaats je handtekening op een blaadje papier, scan het in en upload het bestand naar Ledenbeheer.
Deze handtekening zal automatisch op het mutualiteitsformulier verschijnen.
Opgepast! Geüploade handtekeningen worden automatisch verkleind, maar worden niet verbeterd, als de achtergrond van de afbeelding niet puur wit is, zal dit zichtbaar zijn op de attesten!
instellingen op cursusniveau
Mutualiteitsattesten worden automatisch gemaakt voor wekelijkse lessen (cursussen), dit kun je niet uitschakelen.
Extra activiteiten hebben standaard mutualiteitsattesten, maar je kan deze wel afzetten. Een niet sport gerelateerde activiteit zoals een pastamiddag heeft geen attest nodig.
Fiscale attesten
Niet commerciële organisaties die kampen organiseren en erkend zijn door de overheid kunnen fiscale attesten afleveren aan hun leden. Met dit attest kunnen leden onder de 14 jaar, geld terug krijgen van de belastingen voor kinderopvang. Fiscale attesten worden automatisch gegenereerd voor extra activiteiten binnen Ledenbeheer.
Instellingen
Via het menu instellingen > attesten kun je aanvinken dat je fiscale attesten wil genereren.
Daar moet je alle velden invullen:
- Naam van je organisatie
- Vink 1 van de 4 opties aan om aan te duiden hoe je erkend bent
- Naam, btw-nummer en adres certificeringsinstantie (meestal je federatie)
Na het bewaren van bovenstaande velden krijg je bij alle activiteiten de mogelijkheid om aan te duiden dat er attesten gemaakt moeten worden.
Aanduiden voor welke activiteiten je attesten wil genereren
Op het tabblad algemeen van je activiteiten, kun je nu aanduiden dat er voor deze activiteit attesten moeten worden gegenereerd.
Welke gegevens heb ik nodig van mijn leden?
Eens bij een activiteit ingesteld is dat er attesten moeten gemaakt worden, zal Ledenbeheer volgende vragen stellen aan je leden bij het inschrijven, je hoeft deze vragen dus niet meer zelf aan te maken:
- Naam, voornaam kind
- Naam, voornaam ouder
- Rijksregisternummer kind
- Rijksregisternummer ouder
- Adres kind
- Adres ouder
Hoe kunnen mijn leden hun attesten downloaden?
Leden kunnen hun attest downloaden via het menu “attesten” op hun profiel. Daar vinden ze ook de mutualiteitsattesten.
XML indienen via Balcotax On Web
Als organisatie moet je alle leden die recht hebben op zo’n attest doorgeven aan de belastingsdienst. Dit doe je door een .xml bestand aan te leveren via Belgotax.
Deze .XML wordt automatisch aangemaakt door Ledenbeheer en kan je terugvinden via het menu instellingen > attesten, onderaan het tabblad beheren.
Wij dienen deze XML niet in bij de overheid, dat moet je zelf doen via Belgotax.
ontbrekende gegevens
Om het attest te kunnen downloaden moeten alle verplichte velden ingevuld zijn. Je leden kunnen de gegevens zelf aanvullen door hun attest te downloaden (hier wordt naar de ontbrekende gegevens gevraagd).
Als clubbeheerder kun je ook ontbrekende gegevens downloaden. Dit kan via het tabblad “fouten”.
Veel gestelde vragen
Wat als ik nu pas de attesten inschakel? Kunnen mijn leden de attesten dan nog downloaden? En hoe kom ik aan de ontbrekende gegevens?
De attesten worden opgemaakt met terugwerkende kracht, je kan dus de instelling later aanzetten. Voor je leden het attest kunnen downloaden zullen ze gevraagd worden om de ontbrekende gegevens aan te vullen.
Voor de kampen die betaald zijn in vorig kalenderjaar dien je geen .XML file meer te uploaden naar de overheid.
Bv: kamp gaat door op 1/7/2022, bedrag is volledig betaald op 1/12/2021, dan hoef je dit attest niet langer door te sturen naar de overheid. Leden dienen het attest te downloaden via hun profiel en kunnen met dit attest een correctie aanvragen aan de overheid (via hun boekhouder).
In het menu attesten beheren die ik niet alle ingeschreven leden, hoe kom dit?
Hier tonen we alle ingeschreven leden jonger dan 14 jaar.
Daarnaast is de lijst ook opgedeeld in betalingsjaar. Rechts bovenaan staat een filter op jaar.
Je kan voor belastingsjaar 2022 geen xml indienen voor betalingen van 2021. Deze leden kunnen wel nog hun attest downloaden en zelf indienen in hun belastingen.
Ik moet een rijksregisternummer vragen, gaan ouders hier niet moeilijk over doen?
Neen, je hebt een wettelijke reden om dit te vragen, daarnaast word een rijksregisternummer volledig versleuteld opgeslaan. De club zal deze info dus niet kunnen inkijken.
Ik krijg een foutmelding bij mijn rijksregisternummer
We controleren je rijksregisternummer aan de hand van je geboortedatum die je in je Ledenbeheer profiel hebt ingevuld. Deze moeten overeenkomen.
Een ouder meld dat het attest niet zichtbaar is op hun account
De ouder moet aanmelden met hetzelfde e-mailadres waarmee ze de inschrijving hebben gedaan.
Daarnaast zal het attest alleen worden gemaakt als hun kind jonger is dan 14 jaar op de dag van aanvang van het kamp.
Wanneer is een fiscaal attest beschikbaar voor mijn leden?
- na het aflopen van de activiteit
- als het totaalbedrag is betaald
- Indien de jongere jonger is dan 14 jaar
Wie kan een fiscaal attest krijgen?
iedereen jonger dan 14 jaar bij afloop van het kamp
Kan ik een fiscaal attest krijgen als ik werk met gespreid betalen?
Ja, maar het bedrag moet volledig betaald zijn voor je het attest kunt downloaden.
Ik heb mijn kamp vorig kalenderjaar betaald, krijg ik nog een attest?
Ja maar het attest moet ingebracht worden in het jaar van betaling.
Uitgaven voor kampen geven maar recht op de belastingvermindering voor het jaar waarin zij werkelijk zijn betaald.
Het moet daarnaast gaan om uitgaven voor kampen die effectief hebben plaatsgevonden. Het attest kan dus maar worden opgesteld nadat het kamp heeft plaatsgevonden.
Voorbeeld
Een sportkamp wordt volledig betaald in december 2021. Het kamp vindt plaats van 3 tot 10.07.2022. Het attest kan maar worden opgesteld na het einde van het kamp.
Als de schuldenaar van de uitgaven zijn attest niet tijdig heeft ontvangen om de uitgaven voor kinderoppas in zijn belastingaangifte te vermelden, zal hij, zodra hij het attest ontvangt, een correctie kunnen vragen bij zijn taxatiedienst.
De opvanginstantie zal de gegevens nog elektronisch aan de administratie kunnen bezorgen via Belcotax-on-web.
Een reeds betaald kamp wordt geannuleerd en het betaalde bedrag wordt later gebruikt voor een kamp die wel doorgaat. Hoe moet het attest worden opgesteld?
Ledenbeheer zal dit automatisch pas aanmaken na het doorgaan van de activiteit.
Voorbeeld
Een kamp wordt volledig betaald in december 2021. Het kamp zou doorgaan in juli 2022, maar wordt geannuleerd wegens slechte weersomstandigheden. Het betaalde bedrag wordt ter beschikking gehouden via een elektronische portefeuille voor een later kamp. In april 2023 vindt het kamp plaats en op dat moment wordt het tegoed van de elektronische portefeuille aangewend voor de betaling ervan. Als aan alle voorwaarden is voldaan (leeftijd van het kind op het moment van het kamp, …), mag het attest worden opgesteld voor het jaar 2023.
Wanneer moet ik als organisatie de XML aanleveren aan de overheid?
De gegevens moeten worden verzonden vóór 1 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de attesten betrekking hebben.
Kunnen de gegevens nog gewijzigd worden na het indienen bij de overheid?
Ja, het is mogelijk om een gedane verzending te wijzigen, zelfs na de indieningstermijn (nl. tot 30 september van het derde jaar volgend op het jaar van de uitgaven).
Meer vragen?
Kijk zeker ook eens FAQ van de overheid: https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/35e7c1a1-cf16-4ce5-b63c-3d0159f3c0ce#_2.2._Wat_met
