Betalingsmogelijkheden binnen Ledenbeheer

Ledenbeheer biedt tal van mogelijkheden aan om betalingen te ontvangen. Als een sporter zich inschrijft in je sportclub dan zal er automatisch een kostennota worden gemaakt binnen ledenbeheer, deze wordt per mail verzonden naar de sporter met de door jullie opgegeven betalingsgegevens.

Kies voor één of combineer meerdere betalingsmogelijkheden.

Ga naar menu “instellingen > betalingsmogelijkheden”.

Algemene instellingen

Vervallen betalingen

Een geplaatste bestelling of inschrijving heeft een maximum aantal dagen voor de betaling vervalt en de bestelling niet langer geldig is. Als club bepaal je zelf hoeveel dagen een lid heeft om te betalen. Betaling vervallen? Dan kun je met 1 klik een betalingsherinnering versturen.

Je kunt een vaste vervaldatum toepassen op alle inschrijvingen-kostennota’s die voor een bepaalde datum uitgemaakt worden.
Dit laat je toe om je leden een vaste betalingsdeadline te geven ongeacht wanneer ze hun inschrijving vervolledigen.

Opgepast! Deze instelling zal alleen maar van toepassing zijn op inschrijvingen die geplaatst worden NA een datum ingesteld werd, en de normale betalingsperiode zal van toepassing zijn op inschrijvingen die geplaatst worden NA de ingestelde vaste vervaldatum.

Daarnaast kun je ook automatische betalingsherinneringen versturen via Ledenbeheer.

Online betalingen

Ledenbeheer.be biedt online betalingsmogelijkheden aan, en deze betalingen worden in real-time geregistreerd op ons systeem. Leden krijgen een automatische betalingsbevestiging en een ingevuld document voor de mutualiteit (indien van toepassing).

Online betalingen verlopen via onze partner Mollie.
Je kunt kiezen om met je eigen Mollie account te werken (aanbevolen) of kiezen voor de Mollie account van Ledenbeheer (ideaal voor feitelijke verenigingen). Betalingen met de Mollie account van Ledenbeheer.be worden elke maandag overgemaakt naar de club.

Online betalingen via je eigen mollie account

Volg de stappen om je eigen Mollie account te koppelen aan Ledenbeheer.

1. Mollie koppelen
   1. Heb je al een account bij Mollie, dan kun je hier koppelen.
   2. Heb je nog geen account bij Mollie, klik dan op “Maak nu een Mollie account aan“.
2. Geef Ledenbeheer de rechten om je account in te kijken.
3. Kies het Mollie profiel die je wil gebruiken
4. Activeer online betalingen en klik op opslaan (onderaan de pagina)

Feitelijke verenigingen kunnen geen eigen Mollie account maken.

Belangrijke zaken:

• Mollie aanvaardt alleen Europese klanten mét rechtspersoonlijkheid. Feitelijke verenigingen zijn dus uitgesloten.
• Mollie vereist dat wettelijk verplichte gegevens op je publieke website vermeld worden (https://help.mollie.com/hc/nl/articles/211745545-Welke-informatie-moet-er-op-mijn-website-staan-):
  • De handelsnaam.
  • Het ondernemingsnummer.
  • Het btw nummer (indien beschikbaar).
  • Het vestigingsadres.
  • Een telefoonnummer of andere live contactmethode.
  • Een e-mailadres of contactformulier.
  • De prijzen van de producten of diensten die je aanbiedt.
  • Je verzend- en retourbeleid, zoals verzendmethodes en kosten.
  • Algemene voorwaarden.
• Mollie vraagt een geldig identificatiebewijs van een vertegenwoordiger van de vereniging of onderneming (https://help.mollie.com/hc/nl/articles/360017382020-Hoe-upload-ik-mijn-ID-en-aan-welke-voorwaarden-moet-deze-voldoen-)
• Mollie vereist dat de producten goed omschreven staan. Sommige producten of diensten zijn niet toegelaten door allerlei wetgevingen.

Transactiekosten

Voor elke transactie betaal je een application fee aan Ledenbeheer en een transaction fee aan Mollie. De tarieven van Mollie hangen af van de betaalmethode en vind je hier terug (Ledenbeheerklanten krijgen korting op de transactie fee van Mollie, contacteer ons voor meer informatie). Beide fees worden automatisch afgehouden door Mollie.

Betalingen ontvangen

Van zodra de betalingsmethode actief is, kunnen leden hun kostennota’s online betalen via de detailpagina. Na de betaling worden ze teruggestuurd naar Ledenbeheer, die ondertussen al een seintje heeft gekregen van Mollie dat de betaling uitgevoerd is.

De klant krijgt een betalingsbevestiging per mail, daarna kan hij ook een mutualiteitsattest afprinten (indien van toepassing).

Verplicht online betalen

Bij een verkoop wordt er normaal gezien een kostennota aangemaakt, die dan achteraf (online) betaald kan worden. Je kan ook een stapje verder gaan en verplichten dat aankopen direct online betaald worden.

Er wordt dan een bestelling geplaatst die 15 minuten geldig blijft. Pas bij een succesvolle betaling wordt een kostennota aangemaakt en is de bestelling definitief, anders wordt deze verwijderd.

Verplichte online betaling inschakelen

Je kan dit inschakelen als je een cursus/activiteit toevoegt of wijzigt via het tabblad tarief met volgende optie:

Bestelling online betalen

Als leden nu een bestelling plaatsen, moeten ze deze onmiddellijk online betalen. Ze krijgen eerst een overzicht van hun bestelling die ze moeten bevestigen. Daarna krijgen ze de mogelijkheid tussen de actieve betaalmogelijkheden.

Uitbetalingen

Mollie betaalt periodiek uit naar je rekening. De frequentie kan je zelf instellen.

Meer info: https://help.mollie.com/hc/articles/115000010065

Overschrijving

Naast online betalingen kun je als club ook bankoverschrijvingen aanvaarden als betalingsmethode, dan ben je als clubbeheerder verantwoordelijk voor het opvolgen van betalingen. Ledenbeheer maakt automatisch een mededeling aan.

Betalen in schijven

Aanvaard gespreid betalen met Ledenbeheer (werkt alleen met je eigen Mollie-account).

Hiervoor moet je in je Mollie-account de betalingsmethode “SEPA-domiciliëring” activeren in je account.

Elke schijf zal via een domiciliëring worden aangeboden op de eerste van elke maand aan de bank van je klant. Eens het totaalbedrag is betaald stopt de domiciliëring automatisch.

Op deze instellingspagina stel je de algemene instellingen in, je kan instellingen per cursus of activiteit overschrijven.

Vanaf welk bedrag wil je gespreid betalen toelaten? Dit heeft je als club de vrijheid om leden die een hoge rekening hebben te laten betalen in schijven. Je kan dit bedrag ook leeglaten als er geen minimumbedrag is.

Voorschot Moet er een voorschot worden aangerekend? Indien ja, hoeveel?
Dit kan een bedrag zijn of percentage van het bedrag. Het voorschot is meteen hun eerste betaling om de domiciliëring te activeren. Indien er geen voorschot is dan zal de eerste schijf worden aangerekend om de domiciliëring te activeren.

In hoeveel maanden? In hoeveel maanden mogen de betalingen maximum gespreid worden? Stel, iemand schrijft in op 1 september, na hoeveel maanden moet deze persoon het totaalbedrag ten laatste hebben betaald.

De betalingstermijn kun je per cursus verder instellen.

Verdere instellingen:

• Bepaal de weergave van de prijzen op je inschrijvingspagina’s: https://www.ledenbeheer.be/kennisdatabank/instellingen/instellingen-publieke-paginas/#betalen-in-schijven 
• Stel per cursus in of gespreid betalen toegelaten is: https://www.ledenbeheer.be/kennisdatabank/cursusaanbod/cursusaanbod-beheren-betaling/ 

Betalingen opvolgen

Via het menu “financieel > gespreid betalen” kun je een mooi overzicht zien van iedereen die gespreid betalen heeft gekozen en of ze in orde zijn of niet.

Zo zie je telkens over wie het gaat en welke kostennota en wat de status van de domiciliëring is.

• Rood kruisje = niet actief
• Groen vinkje = wel actief

Om de status van de domiciliëring actief te zetten moeten leden hun eerste betaling online doen! Je kan dus geen domiciliëring starten met een overschrijving.

Daarnaast zie je telkens welke maanden ze moeten betalen en of het bedrag betaald is.

Veel gestelde vragen over gespreid betalen

Wat als een lid wil annuleren en de cursus is nog niet afbetaald?

Als je de kostennota verwijderd dan zal het mandaat (domiciliëring) worden verwijderd en zal het lid dus niet meer verder betalen via gespreid betalen. Dit zal je als club dus zelf moeten opvolgen.

Wat als de activiteit volledig is betaald?

Eens de activiteit volledig is betaald dan schrappen we de domiciliëring automatisch. Zal de status van het mandaat dus inactief zijn en de kostennota als betaald worden aangeduid.

Krijgen de leden ook een mutualiteitsattest als ze gespreid betalen?

Die krijgen ze als het volledige bedrag is betaald.

Krijgen leden ook korting als ze gespreid betalen?

Ja, alle kortingen worden berekend zoals een normale kostennota.

Kan ik een meerkost aanrekenen voor gespreid betalen?

Ja, dit doe je via menu “instellingen > betalingsmogelijkheden > gespreid betalen”.

Wat als er een cursus verwijderd wordt uit de kostennota? 

Bij het wijzigen van de kostennota zal ook het maandelijks bedrag aangepast worden (stel dat er een cursus wegvalt dan wordt het bedrag verlaagd).

Wat als ze later een extra cursus volgen en deze ook gespreid willen betalen?

Als hetzelfde gezinslid een extra cursus volgt dan zal het maandelijks bedrag aangepast worden naar het nieuwe totaal.

Kan ik zien als er iets fout loopt?

Ja, er staat een uitroepteken voor de orders waar iets fout loopt. Als je klikt op het uitroepteken dan zie je ook wat er is misgelopen.

Wat als leden een betaling missen?

Gemiste betalingen worden in de volgende maand ingehaald, ze gaan die volgende maand dus dubbel aangerekend worden.
Maar dit is enkel het geval als er een geldig mandaat is. Als leden hun domiciliëring stoppen bij de bank dan kunnen wij niet verder aanrekenen.

Bij het heractiveren van hun mandaat zal de eerst volgende schijf of som van verlopen schijven worden aangerekend.

Kan een lid eenzijdig de domiciliëring stopzetten?

Ja, dit is wettelijk zo bepaald. Maar hiervoor moeten ze naar hun bank stappen om de domiciliëring te laten stopzetten.
Het stoppen van een domiciliëring is echter geen wettelijke grond om de aankoop te annuleren, je hebt als organisatie dus nog steeds het recht om het geld te innen (afhankelijk van je algemene voorwaarden) maar je zult hiervoor de klant moeten contacteren om het restbedrag te innen.

Kan ik het rekeningnummer wijzigen van een domiciliëring?

Ja, dit staat uiterst rechts in het menu van je aflostabel,’mandaat schrappen’.

Hoe werken chargebacks en kan je ze voorkomen?

Je klant kan een SEPA incasso op ieder moment terugdraaien. Dit heet een terugvordering of chargeback. Dit mag tot 8 weken na de incassodatum met een geldige machtiging en tot 13 maanden zonder machtiging. Bij de meeste banken hoeft de consument geen reden van stornering op te geven. Hierdoor is het soms moeilijk te achterhalen waarom je klant een afschrijving terugdraait.

Als een klant een chargeback doet dan halen we automatisch die betaling terug weg uit Ledenbeheer zodat je uitstaand saldo steeds klopt.

Meer informatie op de website van Mollie: https://help.mollie.com/hc/nl/articles/115000796469-Hoe-werken-chargebacks-bij-betalingen-via-SEPA-incasso- 

Wat als er niet genoeg geld op de rekening van mijn klant staat?

Dan zal het bedrag de volgende maand opnieuw aangerekend worden en gaat de klant die maand dus beide maanden moeten betalen.

Zijn er kosten voor chargebacks of als er geen geld genoeg op de rekening van mijn klant staat?

Ja, Mollie rekent volgende kosten aan:

SEPA chargeback: 10 euro als incasso niet door kan gaan
VISA chargeback: 25 euro als incasso niet door kan gaan
Als er niet genoeg geld op de rekening stond dan kost dat 0,95 euro

Je kan deze kost doorrekenen aan je klant via “instellingen > betalingsmogelijkheden > gespreid betalen”.

Waarom is de domiciliëring mislukt?

Via het tabblad “fouten” zie je de reden waarom een domiciliëring niet is kunnen doorgaan.
De diverse redenen staan ook uitgelegd op de website van Mollie: https://help.mollie.com/hc/nl/articles/115000309865-Wat-betekenen-de-verschillende-reasoncodes-bij-mislukte-incasso-s- 

Wanneer wordt het bedrag van hun rekening gehaald? 

We vragen de domiciliëring altijd aan op de eerste van de maand.

Kan het saldo op het account (spaarpotje) gebruikt worden in combinatie met gespreide betaling?

Betaling ter plaatse

Als je betalingen ter plaatse aanvaardt dan ben je als clubbeheerder verantwoordelijk voor het opvolgen van betalingen.