Ticketverkoop met of zonder zaalplan

Ticketverkoop via Ledenbeheer

Evenementen met zaalplan

Een evenement met zaalplan verwijst naar een situatie waarbij er een gedetailleerd plattegrond of schema van de locatie is, inclusief toegewezen zitplaatsen of staanplaatsen voor deelnemers of toeschouwers. Bij een evenement met zaalplan worden specifieke zitplaatsen of locaties van tevoren toegewezen aan deelnemers, en ze kunnen hun tickets kopen op basis van deze toewijzingen.

Tickets voor evenementen met zaalplan worden vaak verkocht op basis van de toegewezen zitplaatsen. Dit betekent dat de prijs van een ticket kan variëren afhankelijk van de locatie in de zaal.
Dergelijke evenementen komen vaak voor bij concerten, theaterproducties, sportwedstrijden, conferenties en andere gelegenheden waar een zorgvuldige planning van de zitplaatsen en een georganiseerde publiekservaring belangrijk zijn. Het zaalplan helpt bij het maximaliseren van de locatiecapaciteit en het bieden van een gecontroleerde en comfortabele omgeving voor deelnemers.

Zaalplan maken binnen Ledenbeheer

Het zaalplan bevat de layout en structuur van de zaal. Welke stoelen, tafels, tribunes etc. Een zaalplan kan hergebruikt worden, maar eens de ticketverkoop is gestart kan je het zaalplan niet meer wijzigen. Je kan het zaalplan wel dupliceren als je wijzigingen wil aanbrengen voor andere evenementen. 

WAAR? Maak een zaalplan via het menu "Ticketverkoop" => "Zaalplannen".

Je maakt je zaal op a.d.h.v. secties, een sectie kan een tafel of een tribune (deel) zijn.

 

  Tafels (Rond en rechthoekig)

Je kan de zaal inrichten met ronde of vierkante tafels. We hebben tafels voorzien van 1 t.e.m. 8 stoelen.

Ticketverkoop ronde tafels

Vierkante tafel ticketverkoop

Tribune

Naast tafels kun je ook tribunes toevoegen.

Stoelen

Stoelen zijn altijd toegewezen aan specifieke secties, zoals "Rij A" of "Tafel 1". Op de PDF-tickets wordt de sectie altijd vermeld vóór het stoelnummer, bijvoorbeeld "Rij A - Stoel 1".

Binnen je evenement koppel je de te verkopen tickets aan deze secties. Bijvoorbeeld, je hebt tickets voor "Volwassenen" en "Kinderen" met verschillende prijzen, en beide zijn gekoppeld aan de sectie "Rij A". Voor elke stoel binnen deze sectie kan de bezoeker kiezen uit deze twee ticketopties.

Wanneer je in het zaalplan op een stoel klikt, kun je de instellingen voor die stoel aanpassen.

Drie types stoelen

1. normaal: deze stoelen kunnen geboekt worden door je klanten
2. verborgen: handig om een doorgang te tekenen of om plaats voor de techniek te blokkeren), deze stoelen kunnen niet geboekt worden en worden niet getoond aan je klanten
3. rolstoel: handig om aan te duiden waar mensen met een beperking kunnen zitten in de zaal 
   

Rolstoelplaatsen hebben een afzonderlijke bezetting

Stoelnummers

Onze zaalplanner nummert automatisch de stoelen van linksonder naar rechtsboven. Bijvoorbeeld, de eerste rij krijgt nummers 1-25, de tweede rij krijgt nummers 26-50, enzovoort.

Als je zaal een andere indeling heeft, is het beter om rij voor rij toe te voegen als een sectie (zie hierboven bij secties). Bij elke nieuwe sectie begint de zaalplanner opnieuw te tellen vanaf 1. Bijvoorbeeld, sectie A krijgt stoelnummers 1-25, sectie B krijgt stoelnummers 1-25, enzovoort.

Als je zaal op een andere manier werkt, kun je ook individueel het nummer en de naam van de rij voor elke stoel aanpassen.

Raster

Het zaalplan is weergegeven op een raster om je secties mooier met elkaar te kunnen uitlijnen. Je kan dit raster verbergen en lichter of donkerder maken. Een handige functie op het raster is “snap”, daarmee kun je secties verslepen en worden ze automatisch uitgelijnd op het raster.

Object

Naast tafels en stoelen kun je ook objecten op de map plaatsen. Hier kun je geen tickets aan koppelen maar deze zaken zijn handig om aan te duiden waar het podium staat of waar de nooduitgangen zijn enz..

Volgorde van bestelling

Werk je met meerdere secties, zoals de zaal en het balkon, dan kun je instellen dat eerst de plaatsen in de zaal moeten worden verkocht voordat de plaatsen op het balkon mogen worden verkocht. Dit kun je doen door op een sectie te klikken en vervolgens bij de "volgorde van bestelling" aan te geven in welke volgorde je de secties wilt verkopen.

BELANGRIJK: eens de ticketverkoop is gestart kun je je zaalplan niet meer aanpassen

Zaalplan koppelen aan je evenement

WAAR? Via het menu "ticketverkoop" => "beheren" => open je het evenement waaraan je het zaalplan wil koppelen.

Kies bij het soort evenement voor "Ticketverkoop met zaalplan".

Duid de locatie en het zaalplan aan die je in de vorige stap hebt aangemaakt.

Instellingen ticketverkoop

Maximum aantal plaatsen per gezin

Bestelde tickets worden altijd op naam van de accounthouder geplaatst, niet op naam van het kind. Hierdoor kan een maximum aantal tickets per gezin worden toegestaan.

Na hoeveel minuten moet de bestelling vervallen?

Zodra een stoel is geselecteerd, wordt deze voor een beperkte tijd gereserveerd voor de klant. Hier kun je instellen hoe lang deze tijdspanne bedraagt.

Hoeveel uur vooraf kan je de tickets inscannen?

Aangeschafte tickets kunnen worden gescand met je mobiele telefoon voor toegangscontrole. Hier kun je instellen vanaf welk moment een ticket minimaal mag worden gescand.

Optimale stoelverdeling

Laat Ledenbeheer automatisch de plaatsen toewijzen.

Na het inloggen moeten bezoekers aangeven hoeveel tickets ze willen. Vervolgens kan Ledenbeheer de plaatsen optimaal verdelen. Het systeem kiest automatisch het aantal geselecteerde tickets op de zaalplattegrond, beginnend aan de voorkant van de zaal. Bezoekers hebben geen mogelijkheid om hun stoelen te wijzigen.

Leden kunnen geen stoel tussen laten

Als deze optie is ingeschakeld, kunnen bezoekers alleen stoelen kiezen die zich aan het begin of einde van een rij bevinden, of stoelen die grenzen aan andere geselecteerde stoelen.

Voorbehouden plaatsen vrijgeven

Eenmaal de verkoop is gestart, is het niet mogelijk om het zaalplan te wijzigen. Echter, je kunt wel de plaatsen die voorheen waren gereserveerd voor beheerders vrijgeven voor het publiek.

Bezetting met een zaalplan

Evenementen met een zaalplan kijken naar de bezettingsgraad op basis van het beschikbare zaalplan, dat wil zeggen hoeveel stoelen beschikbaar zijn voor verkoop. Je hebt echter de mogelijkheid om voor elk tarief een maximum aantal in te stellen en dit eventueel te koppelen aan een specifieke sectie.

Tarief gekoppeld aan een sectie:

Bijvoorbeeld, tribuneplaatsen kunnen duurder zijn, dus je kunt een apart tarief maken en dit koppelen aan de specifieke sectie (tribune).

Tarief zonder secties:

Je kunt ook meerdere tarieven creëren zonder deze aan een specifieke sectie te koppelen, bijvoorbeeld tarieven voor volwassenen en kinderen. De stoelen zijn dan hetzelfde voor iedereen, alleen de prijs verschilt.

Evenementen zonder zaalplan

Een evenement zonder zaalplan verwijst naar een situatie waarbij er geen gereserveerde zitplaatsen zijn en toeschouwers vrij kunnen bewegen of staan binnen de evenementenlocatie. In zo'n geval hebben bezoekers meestal geen toegewezen stoelen of zitplaatsen, en in plaats daarvan hebben ze de vrijheid om te kiezen waar ze willen zitten, staan of bewegen tijdens het evenement. Een evenement zonder zaalplan is meestal minder gestructureerd qua zitplaatsen en biedt meer flexibiliteit aan het publiek.

Dit soort evenementen komt vaak voor bij festivals, beurzen, straatoptredens, openluchtconcerten, sportevenementen met algemene toegang, en andere situaties waarbij het publiek zich vrij kan verplaatsen. In plaats van gereserveerde stoelen hebben bezoekers meestal toegang tot specifieke zones of gebieden binnen de locatie, waar ze kunnen kiezen waar ze willen staan of zitten. 

Evenementen zonder zaalplan delen veel overeenkomstige instellingen met evenementen met een zaalplan, maar er zijn enkele belangrijke verschillen:

1. Geen zaalplan beschikbaar.
   
2. Je moet handmatig instellen wat het maximum aantal te verkopen tickets is.
   
3. Er zijn geen gereserveerde plaatsen beschikbaar.
   
4. Leden hebben niet de mogelijkheid om hun zitplaats te kiezen.
   

Algemene instellingen

Ticketfee doorrekenen aan je klant

Ledenbeheer brengt een administratieve kost in rekening per verkocht ticket. De prijs van deze kost vind je op onze tariefpagina: www.ledenbeheer.be/tarief.

Deze administratieve kost kun je doorberekenen aan de klant of zelf dragen. Als je ervoor kiest om de kost door te berekenen, zal de klant dit zien bij het afrekenen.

De klant betaalt dus de administratieve kost aan de organisatie. Aan het einde van de maand ontvang je een factuur van Ledenbeheer voor deze administratieve kosten.

Als jouw organisatie ervoor kiest om de administratieve kost zelf te dragen, zal de klant alleen de ticketprijs betalen.

SMS-meldingen bij gebruik van de wachtlijst

De ticketverkoop maakt gebruik van een automatische wachtlijst. Wanneer er een plaats beschikbaar komt, stuurt de wachtlijst automatisch een e-mail naar de eerste persoon op de wachtlijst. Deze persoon heeft één uur de tijd om de tickets aan te schaffen. Als er binnen dat uur geen reactie komt, gaan de tickets naar de tweede persoon op de wachtlijst, enzovoort.

Omdat veel mensen niet voortdurend hun e-mails controleren, kun je er ook voor kiezen om een melding per SMS te ontvangen wanneer er een plaats beschikbaar is. Dit wordt aanbevolen!

• Related Articles

• Ticketverkoop verkochte tickets en wachtlijst

  Inschrijvingen opvolgen, Live Bezetting Volgen en Automatische Wachtlijsten Je hebt de mogelijkheid om de inschrijvingen voor elk evenement te bekijken en in real-time de bezetting te volgen om te zien hoeveel stoelen er momenteel zijn gereserveerd ...

• Voorrangsregels

  Voorrang geven aan je leden Wat zijn voorrangsregels? Door middel van voorrangsregels kan je bepaalde leden of inschrijvingsgroepen prioriteit geven bij een activiteit. WAAR? Voorrangsregels kunnen ingesteld worden op het tabblad "voorrang" bij ...

• Tickets en toegangscontrole

  Tickets en toegangscontrole Na het betalen van hun tickets ontvangen klanten een .pdf-ticket in hun e-mailinbox. Als ze meerdere tickets hebben besteld, ontvangen ze ook meerdere .pdf-documenten in dezelfde e-mail. Voorbeeld van een ticket Een ticket ...

• Starten met Ledenbeheer

  Welkom bij Ledenbeheer Welkom bij Ledenbeheer! Wij hopen dat je tijdens de gratis proefperiode een goed beeld krijgt van onze software en de mogelijkheden. Mocht je ergens niet uitkomen dan helpen we je graag verder! Heb je vragen? Ontdek hier hoe je ...

• E-mails versturen met je eigen e-mailadres

  E-mails versturen vanuit je eigen e-mailadres met Ledenbeheer. INFO: Je kan alleen e-mails uit je eigen adres versturen als je een een website hebt en een e-mailadres die daaraan is gekoppeld. Een persoonlijk e-mailadres zoals @hotmail zal niet ...

• Sticky Posts

• Grote update in het financieel luik

  Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen