Hoe maak je een formulier klaar voor GDPR?

Privacyverklaring

GDPR vereist een bewuste toestemming. Dat betekent dat je alle contactformulieren moet aanpassen en een check box moet toevoegen met de tekst “Ik accepteer de privacy policy”. Zo zijn de gebruikers zich meer bewust van het feit dat ze je toestemming geven hun gegevens te verwerken.

De tekst “Door op Inschrijven te klikken ga je akkoord met de Algemene Voorwaarden” is niet voldoende. Je moet een check box gebruiken om de toestemming uitdrukkelijk te maken. De stilzwijgende manieren om toestemming te vragen/geven zijn niet geldig (zoals bijvoorbeeld vooraf aangevinkte check boxen).De nieuwe wet vereist dat gebruikers de privacy policy kunnen lezen en een check box moeten aanvinken.

Daarom hebben we in Ledenbeheer het verplicht veld “Ik ga akkoord met de privacy policy en voorwaarden van de club” toegevoegd aan het inschrijvingsformulier. Dit is een vaste vraag binnen Ledenbeheer die elk lid moet aanvinken bij inschrijving.

Via het menu “instellingen = voorwaarden” moet je uiteraard je privacy policy en algemene voorwaarden toevoegen.

Portretrecht

Het portretrecht is een beperking van het auteursrecht. Het geeft een geportretteerde het recht zich te verzetten tegen publicatie van zijn of haar portret. Dit recht vloeit voort uit de wet op de privacy. Het portretrecht wordt ook wel het recht op afbeelding genoemd. Een geportretteerde kan zich verzetten tegen publicatie van een foto als hij daarbij een redelijk belang heeft. Bijvoorbeeld:

  • het portret is een schending van de privacy.
  • de geportretteerde wordt publiek belachelijk gemaakt.
  • de manier van afbeelden is schadelijk voor de geportretteerde.

Ook in een commerciële context mag je niet zomaar iedere foto gebruiken. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een portret te gebruiken voor reclamedoeleinden wanneer hiervoor geen uitdrukkelijke toestemming is gegeven.

Overzichtsfoto’s die gemaakt zijn tijdens publieke evenementen worden niet beschouwd als een overtreding van het portretrecht. Personen die herkenbaar zijn weergegeven, zullen zich hiertegen moeilijk kunnen verzetten. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kunnen zij zich wel beroepen op het recht op privacy. In dat geval zal de context waarin je de beelden gebruikt zeker ook een rol spelen.

Via contacten => contactgegevens kun je zelf vragen aanmaken die op je inschrijvingsformulier verschijnen.

Klik rechts bovenaan op “Categorie toevoegen”. Zo kun je alle vragen mbt privacy en portretrecht bundelen op je inschrijvingsformulier.

  1. Klik op categorie toevoegen
  2. Naam: Privacy (GDPR) en portretrecht.

Daarna maak je een nieuwe vraag door te klikken op “vraag toevoegen”. Dit doe je best via een JA/NEE vraag.

Een ja/nee vraag kun je verplichten om in te vullen, zonder da je je leden verplicht om akkoord te gaan (want dit is volgens de wet niet toegestaan.).

Portretrecht vraag opstellen

  • Naam: Portretrecht
  • Type vraag: meerkeuzevraag (radio knoppen).
  • Categorie: Privacy (GDPR) en portretrecht.
  • Meerkeuze-opties: Ja, Neen
  • Verplicht: ja

Deze teksten stellen we voor bij het Portrecht:

Vraagstelling:

Ik ga akkoord dat er foto’s kunnen genomen en gepubliceerd worden.

Hulpinformatie onder de vraag:

Sfeerfoto’s van in de les, optredens, workshops, danskampen, … Indien je niet akkoord gaat met een gepubliceerde foto, spreek ons hier dan over aan zodat we dit kunnen aanpassen.

Vergeet na het toevoegen van de vraag niet te klikken op opslaan. Eens de vragen zijn opgemaakt kun je ze toevoegen aan je inschrijvingsformulier: lees hier hoe je dit doet.

Nieuwsbrieven

Als eigenaar van de lijst van (e-mail)adressen moet je kunnen aantonen dat je een opt-in hebt gebruikt of toestemming hebt gekregen om de gegevens te beheren en verwerken.

Die opt-in is het bewijs dat de klant effectief je communicatie wil ontvangen. De opt-ins moeten geregistreerd worden. Je moet dus altijd kunnen aantonen hoe je de opt-in hebt verzameld, zodat de rechtsgeldigheid ervan kan worden bewezen.

Wat is het verschil tussen een e-mail en een nieuwsbrief? Je leest het hier.

Nieuwsbrief ontvangen checkbox

“Ik wil de nieuwsbrief ontvangen is een standaardvraag, je hoeft deze dus alleen nog maar toe te voegen aan je inschrijvingsformulier. Lees hier hoe je dit doet.