Nieuw sportjaar voorbereiden: vier tips

Tips en tools

De lente is de ideale periode om je volgende sportjaar voor te bereiden. Vermijd lastminutestress en ga tijdig aan de slag met het optimaliseren van je uurrooster en het voorbereiden van je communicatieplan. Maar er komt nog meer bij kijken. Dankzij deze vier tips van Ledenbeheer.be start je zonder zorgen met de inschrijvingen voor het volgende seizoen.

Het voorbereiden van het volgende sportjaar is vaak een hele klus. Zal je veel of weinig veranderen aan het uurrooster? Welke tarieven en kortingen pas je toe? Hoe communiceer je alles op een duidelijke manier naar je leden en waar kunnen ze zich registreren? Onderneem nu al de eerste stappen zodat binnenkort iedereen probleemloos de weg vindt om zich online in te schrijven.

1. Het uurrooster voorbereiden voor volgend sportjaar

Het lesaanbod en het uurrooster vragen meestal om een heel wat gepuzzel en intensief denkwerk en overleg. Evalueer hierbij je huidige lessen: is er een logische doorstroming tussen de groepen (leeftijd, niveau)? Moet je groepen opsplitsen of niveaus bijbouwen? Hoe zit het met het aantal deelnemers per groep en wat zijn de verwachtingen. Wat zegt een budgetanalyse over je lessenstructuur?

Soms is het nodig om te investeren in bepaalde groepen en zo de langetermijndoelstelling waar te maken. Maar wanneer iets meerdere keren op rij niet werkt, pak je het beter anders aan. Of… in sommige gevallen moet je de les schrappen en misschien vervangen door iets anders. Kijk hiervoor ook goed rond naar de trends. Misschien heeft de Coronaperiode je wel geïnspireerd om bepaalde online cursussen op het programma te zetten. Waar passen ze in de hele puzzel?

Start in functie van je lessenrooster ook tijdig de gesprekken op met je huidige leraars: wie blijft, wat is hun toekomstige beschikbaarheid, en welke profielen moet je extra aanwerven? De zoektocht naar nieuwe gemotiveerde leraars kun je nu al starten.

2. Welke tarieven pas je toe?

Het prijskaartje van je lesaanbod is minstens even belangrijk als de inhoud. In de voorbereiding naar volgend sportjaar denk je hier beter goed over na. Maar hoe pak je dat aan?

Een manier is om vooraf de gemiddelde kost van een les te berekenen (denk aan: vergoeding van je leraar, huur van de zaal, elektriciteit, …). Werk je met lidgelden per semester of per seizoen, doe dan de kostprijs van een les maal x aantal lessen die de periode toelaat (sessies). Dit geeft jou al een prijsindicatie, maar uiteraard bouw je nog een marge in. Zo heb je de ruimte om kortingen te gunnen, bijvoorbeeld wanneer leden zich inschrijven voor meerdere cursussen. Over kortingen gesproken, zul je ook een korting geven wanneer meerdere gezinsleden actief zijn in je club? Zo’n gezinskorting wordt vaak geapprecieerd.

Naast lidgelden per semester of seizoen, kun je ook beurtenkaarten verkopen. Lessenreeks van 10 sessies zijn bijvoorbeeld ideaal voor Zumba of andere workouts. Hetzelfde geldt hier: bereken de kost per les x 10 sessies + je marge.

Maak je onderscheid tussen tarieven voor recreatieve en competitieve leden? Wellicht trainen je competitieve leden vaker en zal de prijs, maar ook de korting, hoger zijn. Wil je hen verplichten om meerdere cursussen te volgen, dan kun je hen ook pakketten aanbieden met een totaalprijs.

Vergeet verder de extra werkingskosten niet te rekenen, zoals de aansluiting bij een federatie en verzekering, administratie, … Reken je ze door aan je leden met een eenmalige kost, of tel je dit mee in het cursustarief?

Tip: Neem een kijkje bij de concurrenten en vergelijk je tarieven. Zit je ongeveer in dezelfde richting of wil je een echte prijzenknaller zijn?

3. Persoonlijke adviezen sturen naar huidige leden

Cursussen en tarieven vastgelegd? Dan kun je je huidige leden verdelen over de juiste groepen. Gebruik de adviesmodule om persoonlijk sportadvies te bieden. Zo kun je je leden meedelen voor welke groepen ze zich volgend seizoen best inschrijven. Het vereenvoudigt heel wat communicatie en vermijdt vragen als ‘Voor welke groep schrijf ik best in?’. Bovendien zijn leden sneller geneigd om zich opnieuw in te schrijven als je hen een persoonlijke uitnodiging stuurt.

Vergis je niet, ook dit vraagt enige voorbereiding en doe je best samen met de betreffende leraars. Lees onze vorige blogpost over de adviesmodule en kom te weten hoe het werkt.

De tijd van Excel is inmiddels voorbij. Zodra alles achter de schermen juist is ingesteld, start je je online communicatieplan.

Hiervoor heb je natuurlijk een landingspagina nodig. Plaats een handig overzicht van het lesaanbod en het uurrooster op je website en voorzie de nodige call to action knoppen zodat bezoekers zich online kunnen inschrijven. Via tools als ledenbeheer.be kunnen leden het hele registratieproces digitaal doorlopen. Met een persoonlijk account duiden ze aan voor welke cursussen ze wensen in te schrijven en de software doet de rest. Je leden krijgen een betalingsuitnodiging en alles wordt achterliggend netjes geregistreerd zodat jij het als beheerder gemakkelijk kunt opvolgen.

Sommige tools, zoals ledenbeheer.be, beschikken over handige integraties zoals een WordPress plugin zodat je de pagina’s voor je lesaanbod en uurrooster makkelijk kunt integreren. Daarnaast biedt de plugin ook de optie om leden te laten inloggen op je WordPress website met hun Ledenbeheerprofiel.

Er zijn dus veel factoren waar je in de voorbereiding naar het nieuwe sportjaar mee rekening moet houden.

Je organisatie naar een hoger niveau tillen?

We nemen graag het zware werk voor je uit handen en staan klaar om je taken te verlichten.

Boek een demo Probeer het nu