Testimonial: SwimCool
SwimCool startte vier à vijf jaar geleden heel klein met drie zwemlessen, maar groeide uit tot een organisatie met verschillende zwem- en bewegingsscholen en sportkampen in Vlaanderen. Vandaag telt de vzw zo’n 800 à 1000 leden, plus zo’n 70 lesgevers en vier kantoormedewerker. De doelgroep van swimCool? Kinderen van 2,5 tot 7 jaar.
“Met SwimCool hebben we heel wat administratie te verwerken”, begint oprichter Timo Van Der Eecken. “Niet alleen door dat grote aantal leden, maar ook omdat we op zo’n vijftien locaties in Vlaanderen zitten en werken met heel veel verschillende groepen en lesmomenten – in totaal organiseren we vandaag zo’n 140 actieve cursussen. Naar ledenadministratie toe vormt Ledenbeheer een uitgesproken meerwaarde om dat alles correct te kunnen opvolgen. We hebben zoals gezegd 70 lesgevers en vier mensen op kantoor: het is de bedoeling dat die laatste groep zo klein mogelijk blijft, zodat we alle focus op het zwemmen zelf kunnen leggen.”
“Het was onze webdeveloper Kilian Debusscher die ons met Ledenbeheer in contact bracht. Het werd namelijk ook gebruikt in de KSA-vereniging waarin hij actief is. Waarvoor we het platform concreet gebruiken? Uiteraard voor algemene ledenadministratie, maar ook voor onze financiën. Zoals betalingsregistratie en -herinnering, kredietnota’s, enzovoort. Gespreid betalen is dankzij Ledenbeheer ook mogelijk.
Berichten met één knop uitsturen
“Wat ik daarnaast vermeldenswaardig vind: net als in een echte school houden wij op het einde van een jaar deliberaties en klassenraden. De adviezen die daaruit komen, kunnen we via Ledenbeheer naar de ouders sturen. Verder stip ik graag de mogelijkheid van noodcommunicatie aan: als een zwemles om een of andere reden niet kan doorgaan, kunnen wij met één knop een eenvoudig berichtje naar onze leden uitsturen, die als een mail en beter nog een SMS bij hen aankomt.”
“Ook in de webshop, die we momenteel volop aan het uitwerken zijn, zullen we trouwens Ledenbeheer integreren. Om maar te zeggen hoe tevreden we over de samenwerking zijn. Jazeker, er zijn nog werkpunten, maar daar zeg ik meteen bij dat Ledenbeheer altijd met onze feedback op dat vlak aan de slag gaat.”
