4 tips om vlot te communiceren met je leden
Duidelijke communicatie is belangrijk voor een goede clubwerking en speelt een rol in het werven en behouden van leden. Met een sterke boodschap kun je jouw dansschool of vereniging op de kaart zetten en mensen enthousiast maken. Ledenbeheer.be geeft je enkele tips en ideeën die het testen waard zijn voor jouw club.
Alles valt of staat met goede communicatie, dat weet je wellicht al. Maar in praktijk is het niet altijd even gemakkelijk om een (voor jouw logische) boodschap duidelijk aan je leden over te brengen. Een goede voorbereiding is dus half gewonnen, ook dat weet je wellicht al. Met onderstaande tips zorg je ervoor dat de informatievoorziening intern en extern (naar nieuwe en bestaande leden, ouders, bestuursleden en vrijwilligers, …) goed op orde is.
Hou de communicatie laagdrempelig
Interne communicatie moet laagdrempelig zijn. Als je duidelijk communiceert, zal iedereen die betrokken is bij de club weten wat van hem of haar verwacht wordt. Eén van de basisregels is dat je al deze evidente, maar impliciete verwachtingen moet uitspreken. Begin dus bij het begin: leg uit hoe de club werkt. Leg eventueel ook uit dat de trainers niet allemaal fulltime met de dansschool bezig zijn en ook nog een job uitoefenen. Vertel ook dat de bestuursleden vrijwilligers zijn. Zorg ervoor dat je de verwachtingen van de club en van de leraars naar de leden toe verwoordt. Ook de verwachtingen naar de ouders toe moeten duidelijk zijn. Heb je bijvoorbeeld een huisreglement? Lees dit zeker nog eens na. Alleen op deze manier kun je heel wat misverstanden uit de weg helpen.
Verpakking van de boodschap
Richt je communicatie specifiek naar de doelgroep die je wil bereiken en stem hier ook je contentmiddel op af. Een flyer met het aanbod voor dames ziet er niet hetzelfde uit als een flyer met het aanbod voor de jeugd. De brief voor het eindejaarsfeest ziet er niet hetzelfde uit als de brief voor de ouderbijeenkomst. Aangepaste communicatie is dus belangrijk. Sluit aan bij de leefwereld van de doelgroep.
Wanneer je nieuwe leden wil aantrekken is de bekendheid van je sportaanbod een belangrijke factor. Denk daarbij zeker ook na over de leesbaarheid en duidelijkheid van jouw website, brieven, flyers en folders.
Een goede tekst is eenvoudig om te lezen en te begrijpen, ongeacht via welk platform je hem communiceert. Let bij e-mails bijvoorbeeld ook op de keuze én lengte van je onderwerpregel. Die bepaalt of mensen de mail verder open doen om te lezen. Vermijd hierbij hoofdletters of woorden als GRATIS en KOOP NU. Beperk het aantal karakter van 35 tot 50 tekens, dat je onderwerp zo volledig mogelijk getoond wordt in de mailbox van je leden.
Daarnaast komen ook de structuur en opbouw van je webpagina, nieuwsbrief of flyer de leesbaarheid ten goede. Maak het scanbaar, gebruik opmaakstijlen zoals vetgedrukt of opsommingslijsten, werk met tussentitels, … Vergeet ook de impact van kleuren niet: zorg voor voldoende contrast wanneer je een tekst op een achtergrondkleur plaatst, zodat de boodschap leesbaar blijft.
Ook de beeldkeuze van jouw communicatie kan een grote impact hebben op potentiële sporters. Zorg ervoor dat jouw doelgroep zich herkent in jouw communicatie en werk met een herkenbare huisstijl. Tegenwoordig bestaan er hulpmiddelen als CANVA en PIXLR.com waarbij je geen designtalent hoeft te zijn om iets moois te maken. En wist je al dat Photoshop beschikbaar is via SocialWare (en dus met voordelige tarieven voor social profit!).
Kies het juiste communicatiemiddel
Bij communicatie wordt vaak gedacht aan een website en social media. Maar er zijn natuurlijk nog veel meer contentmiddelen, denk aan de traditionele flyers en posters (ja, die scoren nog steeds goed). Meer moderne middelen zijn Whatsapp-groepen, nieuwsbrieven en e-mails. Voor dat laatste voorziet Ledenbeheer.be een heel dankbare interne communicatietool. Je kunt berichten opmaken in je eigen huisstijl, personaliseren (mét persoonlijke aanspreking!) en versturen naar specifieke groepen of zelfs iedereen. Alles wordt vanuit je eigen e-mailadres verzonden, maar maakt de opvolging van wie de mails gelezen heeft zoveel eenvoudiger. Leest iemand nooit je e-mails? Vraag even na of het e-mailadres nog klopt.
Persoonlijke aanpak
Een duidelijke e-mail of een goede website zijn weinig waard zonder af en toe een persoonlijke babbel met jouw leden en hun ouders. Dat geldt zowel voor leraars, als voor bestuursleden en andere vrijwilligers. Een kort praatje over koetjes en kalfjes is belangrijker dan het afgeven van een flyer of een brief. Vraag eventueel ook eens wat ze vinden van de activiteiten en pols even of ze tevreden zijn in de vereniging. Zo merken ze dat je geïnteresseerd bent en dat ze meetellen in de club.
