Waarom Ledenbeheer ?
Blog, Documentatie

Waarom Ledenbeheer ?

Velen staan er niet bij stil dat een sportclub runnen meer inhoudt dan wekelijkse lessen geven.

Als sportclub ben je verantwoordelijk voor vele dingen, je moet ten eerste in orde zijn met verschillende regels (denk maar aan de recente GDPR wetgeving), inschrijvingen verwerken, leden informeren, verzekeringen…

Elk sportjaar moet je berekenen hoeveel een les moet kosten en hoe je trouwe sporters kunt belonen door middel van kortingen. De sporters moeten hiernaast in correcte groepen ingedeeld worden, liefst volgens leeftijd en niveau.

Goed zo, iedereen is netjes ingeschreven, nu de stapels papieren inschrijvingen verwerken in een ellenlange excelfile en kijken of iedereen keurig heeft betaald. Betalingsherinneringen opmaken, een paar mensen opbellen en klaar is kees… Of dat dacht je maar.

Tijdens het sportjaar moet je als club activiteiten organiseren, die zorgen voor wat extra inkomsten want zo overleven sportclubs nu eenmaal. Je nodigt leden uit, verwerkt de inschrijvingen en betalingen, tot slot maak je aanwezigheidslijsten (waarbij wanbetalers in een mooi fluo kleurtje komen te staan).

De communicatie naar de trainers en sporters is ook een stevige uitdaging, cruciale info in verband met wedstrijden, aangepaste trainingen en evenementen worden door de sportclub verdeeld via diverse kanalen. E-mails en papieren brieven zijn de populairste manieren.

Afspraken voor het sportjaar moeten duidelijk gemaakt worden aan de hand van brieven die we meegeven aan de deelnemers (waarvan 50% niet gelezen wordt).

Oeps de juf is ziek. Snel zoeken naar vervanging is niet meer mogelijk in zo’n korte tijdspanne. Dus moeten we iedereen uit die bepaalde les(sen) verwittigen, mailbox open, e-mailadressen opzoeken in mijn excel file en plakken in mijn e-mailvenster. Misschien moeten we het ook even op de Facebookpagina vermelden?

Een uur later… de telefoon gaat. “Ja meneer we staan aan een gesloten deur.”. Hoezo? Heb je mijn mailtje niet gekregen? En zo gaat het er elke dag aan toe bij vele sportclubs.

Begrijp me niet verkeerd, we houden van wat we doen, maar het neemt zó veel tijd in beslag en het brengt vooral onnodige frustraties met zich mee!

Afgelopen maanden onderzochten we welke pijnpunten er zijn binnen de administratie van sportclubs, zoals de betalingen van lidgeld, communicatie binnen het ledenbestand, opvolgen van aanwezigheden, enzoverder. Er komt vaak meer bij kijken dan het oog ziet. Jammer, want de focus van een sportclub zou bij de sport moeten blijven en niet verloren gaan aan de administratieve rompslomp. Ledenbeheer.be zorgt ervoor dat je de focus terug kan leggen op de sportclub en niet meer op de cruciale maar tijdrovende administratie, opvolging en communicatie.

Ledenbeheer.be, een gebruiksvriendelijke online toepassing die de ledenregistratie en het beheer daarvan automatiseert.