ClubWerk: de mensen achter je club, geregeld

Elke club draait op mensen. Trainers die elke woensdag op het veld staan, lesgevers die de kleuterdans geven, vrijwilligers aan de bar of bij het tornooi. Wie staat waar? Wie kan zaterdag niet? En hoeveel mag je iemand eigenlijk vergoeden? Vaak zit dat verspreid over WhatsApp-groepen, Excel-lijstjes en losse bonnetjes.

Daarom bouwden we ClubWerk. Ledenbeheer regelt je leden: inschrijvingen, lidgelden, betalingen en communicatie. ClubWerk regelt de mensen achter je club: trainers, vrijwilligers en medewerkers. Elk hun eigen plek, gemaakt door hetzelfde team.

Van planning tot administratie, in vijf stappen

1. Planning: wie doet wat en wanneer

Je bouwt een weekplanning met terugkerende lessen en losse inzetten, en je ziet meteen waar nog een open plaats is. Vrijwilligers kunnen zich zelf aanmelden voor open plaatsen.

2. Vervanging: iemand kan niet?

Teamleden geven zelf door wanneer ze niet kunnen. Ze duiden een vervanger aan of laten ClubWerk geschikte mensen uitnodigen. Jij ziet welke vervangingen nog openstaan, zonder eindeloze berichtjes.

3. Prestaties: gepland tegenover echt gewerkt

Teamleden bevestigen wat ze werkelijk gewerkt hebben. Geplande en werkelijke uren blijven apart, en afwijkingen keur je eerst goed voor ze meetellen.

4. Vergoeding: volgens je afspraken

ClubWerk berekent wat iemand moet krijgen. Vrijwilligersvergoedingen, terugbetaalde onkosten en loon blijven apart zichtbaar, en vrijwilligers dienen hun bonnetjes zelf in.

5. Administratie: weet wat je moet regelen

Afspraken en ondertekende documenten bewaar je bij de juiste persoon. Je ziet welke informatie nog ontbreekt vóór iemand aan de slag gaat, en je krijgt op tijd een waarschuwing als iemand een grens nadert. De aangifte zelf verzorgt je club of je vertrouwde partner.

Hoeveel mag je een vrijwilliger vergoeden in 2026?

Werk je met een forfaitaire vrijwilligersvergoeding, dan gelden in 2026 deze maximumbedragen:

• € 44,02 per dag per vrijwilliger
• € 1.760,83 per jaar per vrijwilliger
• € 3.233,91 per jaar als verhoogd plafond voor onder meer sporttrainers, sportlesgevers, sportcoaches, jeugdsportcoördinatoren, scheidsrechters, juryleden, stewards en terreinverzorgers

Boven die grenzen gelden andere regels. ClubWerk volgt de gekende grenzen per teamlid op en waarschuwt je op tijd, zodat je kunt bijsturen. Je hoeft zelf geen wetgevingsexpert te zijn.

Voor wie is ClubWerk?

Voor dans- en sportscholen met wekelijkse lessen, docenten en assistenten. Voor sportclubs met trainingen, wedstrijden en tornooien. En voor elke vereniging die met vrijwilligers werkt. Onbezoldigde vrijwilligers neem je gewoon op in je planning; ze tellen niet mee voor je abonnement.

Nu in bèta

ClubWerk is nu in bèta. Wil je meedoen? Vraag gratis bèta-toegang aan of plan een demo op clubwerk.be.