Dansschool 5678: Hoe we 90 vrijwilligers vonden voor onze dansshows
Zo doen wij het in Dansschool 5678
Kevin, zaakvoerder van Ledenbeheer, heeft naast het softwareplatform ook een eigen dansschool: Dansschool 5678.
Vanuit de uitdagingen die hij daar tegenkwam
- inschrijvingen
- betalingen
- communicatie
- vrijwilligers…
ontstond het idee om een systeem te bouwen dat alles centraliseert en automatiseert.
Wat begon als een oplossing voor één dansschool, groeide ondertussen uit tot een platform dat meer dan 600 sportclubs helpt met hun administratie, ledenbeheer en vrijwilligerswerking.
En nog elke dag gebruiken we Ledenbeheer zelf, om onze eigen club vlot te laten draaien. Alles wat we bouwen, komt voort uit de praktijk uit wat wij als club nodig hebben.
1. De zoektocht begint lang voor je de oproep doet
Vrijwilligers vind je niet door een berichtje te posten met “Wie wil helpen?”.
Het proces start maanden, zelfs jaren op voorhand.
Elke keer dat je met een ouder praat aan de bar, een kind feliciteert na de les, of gewoon een “goeiemorgen” zegt met een glimlach, bouw je aan een band.
Bij ons begon het allemaal met iets eenvoudigs: aanspreekbaarheid.
Een welgemeende “Hoe gaat het?” is vaak het begin van een gesprek.
Je hoeft geen lange babbels te doen, maar wel oprecht aandacht tonen. Mensen onthouden dat. En op het moment dat je hulp vraagt, zijn ze veel sneller bereid iets terug te doen voor de club.
De bar moet bemand worden, er is een event in aantocht of de jaarlijkse show komt eraan en plots besef je: we kunnen dit niet alleen.
Toch lijkt het bij sommige clubs vanzelf te gaan. De ouders helpen, leden steken spontaan een handje toe en iedereen weet wat er moet gebeuren.
Het geheim? Vrijwilligers krijg je niet door te vragen, je krijgt ze door te verbinden.
Bij Dansschool 5678 weten we dat uit ervaring. Dit jaar stonden er meer dan 90 vrijwilligers klaar voor onze jaarlijkse dansshow. En we hebben er nauwelijks om moeten vragen.
Sterker nog: voor sommige taken moest je er snel bij zijn, want die waren meteen ingevuld.
2. Leer je leden (en hun ouders) écht kennen
Onze grootste kracht zit in de persoonlijke band met de gezinnen.
Bij dansschool 5678 heerst een sterke community, en de reden daarvoor is niet ver te zoeken.
We proberen als zaakvoerders iedereen persoonlijk te kennen. Ook op dagen dat we zelf geen les geven, komen we bewust even langs in de bar, gewoon om leden en ouders te zien, een babbeltje te doen en aanwezig te zijn in het clubleven.
We doen ook ons best om alle kinderen bij naam te kennen en dat zijn er intussen al meer dan 400. Of dat altijd lukt? Misschien niet helemaal, maar het is precies die oprechte betrokkenheid die ervoor zorgt dat mensen zich verbonden voelen met onze dansschool.
We weten wie wie is, welke ouder altijd aan het lachen is, wie handig is met decoratie of graag helpt met onthaal.
Dat komt niet door geluk, maar door bewust contact te maken.
Sta eens vijf minuten langer in de zaal, praat met ouders, of bedank iemand voor een kleine hulp. Die persoonlijke aandacht maakt dat mensen zich gezien voelen en dat gevoel is de basis van vrijwillige inzet.
Er zijn nog tal van manieren om dichter bij je leden te staan, we kunnen hier een volledig blogbericht over schrijven (misschien een idee voor de toekomst).
3. Communiceer duidelijk wat je nodig hebt
Wanneer we onze vrijwilligersoproep lanceren voor de dansshow, is alles al tot in de puntjes uitgewerkt:
- welke taken er zijn (onthaal, zaalbegeleiding, kostuums, ticketcontrole, bar…)
- welke dagen en uren ze nodig zijn
- een duidelijk formulier waar ze kunnen aanduiden wanneer ze beschikbaar zijn en wat ze willen doen
Er is geen vaagheid, geen chaos en dat is net waarom mensen zich gerust voelen om zich in te schrijven.
Ze weten dat er structuur is en dat hun tijd goed besteed wordt.
4. Brief je vrijwilligers goed in
Eens iemand zich opgeeft, nemen we de briefing serieus.
Elke vrijwilliger weet exact waar hij moet zijn, wat zijn taak inhoudt, en bij wie hij terechtkan met vragen.
Elke vrijwilliger krijgt van ons ook een naamkaartje, zodat iedereen elkaar bij naam kan aanspreken. Dat lijkt klein, maar het schept vertrouwen en verbondenheid.
Na elke show horen we vaak:
“Ongelofelijk welke organisatie er achter zo’n dansshow zit!”
“Wat een geoliede machine.”
“En wat leuk om er deel van uit te maken — de sfeer op zo’n show is de max!”
Dat is het resultaat van duidelijke communicatie en structuur.
5. Verwen je vrijwilligers
Verwen je vrijwilligers, dat hebben ze meer dan verdiend.
Die mensen komen vaak een hele dag helpen, soms meerdere dagen na elkaar. Het minste wat je kan doen, is af en toe rondgaan met drankjes of een kleine (gezonde) snack voorzien.
Het lijkt een detail, maar zo toon je dat je hun inzet écht waardeert. Een glaasje water, een stukje fruit of een koffie op het juiste moment kan wonderen doen voor de sfeer én het enthousiasme van je team.
Tip: werk met vrijwilligersverantwoordelijken
Om alles overzichtelijk te houden, werken we met verantwoordelijken per domein.
Dat zijn mensen die instaan voor een specifieke taak en iedereen die helpt binnen die taak, spreekt die verantwoordelijke aan voor informatie of ondersteuning.
Zo ontlast je jezelf van tientallen kleine vragen en geef je verantwoordelijkheid aan mensen die je vertrouwt.
Bij 5678 hebben we intussen al jaren dezelfde ploeg verantwoordelijken. Ze weten perfect wat er moet gebeuren en kunnen elk hun team goed begeleiden.
Enkele voorbeelden van verantwoordelijken:
- Bar
- Kleedkamers
- Backstage
- Kledij
- De was achteraf
Dankzij die structuur draait onze vrijwilligersorganisatie als een goed geoliede machine en dat voel je aan de sfeer.
6. Zorg voor een communitygevoel
Mensen spreken mensen.
Zodra enkele ouders enthousiast zijn, brengen ze vrienden mee. Zo groeit het vanzelf uit tot een echte gemeenschap.
Tijdens de showweek is het backstage vaak een kleine familie: iedereen helpt elkaar, er wordt gelachen, er hangt een warme sfeer.
We zorgen ook bewust voor dat gemeenschapsgevoel met een gezamenlijke briefing, een drankje achteraf, of gewoon tijd om samen even te ontspannen.
Vrijwilligerswerk mag leuk zijn.
7. Bedank je vrijwilligers, altijd!
Na afloop krijgt elke vrijwilliger bij ons een bedankje.
Soms is dat iets kleins een roos, een balpen van de dansschool, of een T-shirt die ze de dag zelf dragen.
Ook dat draagt bij aan het communitygevoel: alle helpers dragen dezelfde T-shirt en herkennen elkaar meteen.
Het zorgt voor een gevoel van trots en verbondenheid ze zijn deel van iets groters.
Het hoeft dus niet groot of duur te zijn. Het gaat om de boodschap:
“Bedankt, zonder jou was dit niet mogelijk.”
Samengevat:
De zoektocht naar vrijwilligers begint niet bij de oproep, maar bij de relatie die je opbouwt met je leden en hun ouders.
Wie betrokkenheid zaait, plukt betrokkenheid terug.
Spreek met je klanten, wees zichtbaar, communiceer duidelijk, werk georganiseerd en bedank met oprechte waardering.
Zo bouw je, stap voor stap aan een warme community die met trots mee aan jouw clubverhaal schrijft.