PEPPOL en e-facturatie: wat betekent het voor jouw sportclub vanaf 2026?
Vanaf 2026 wordt het verplicht voor Belgische ondernemingen – ook sportclubs met een btw-nummer – om facturen aan andere bedrijven elektronisch te versturen via het PEPPOL-netwerk. Maar wat houdt dat precies in, en geldt dit ook voor jouw vzw? In deze blog leggen we het helder uit, inclusief een concreet stappenplan voor clubs die willen starten met e-facturatie.
Wat is peppol
PEPPOL is een beveiligd netwerk waarmee elektronische facturen rechtstreeks van de ene software naar de andere verstuurd worden. Geen pdf’s meer via e-mail, maar gestructureerde bestanden die automatisch verwerkt kunnen worden. Het grote voordeel? Minder fouten, snellere betalingen en minder administratief werk.
Is PEPPOL van toepassing op sportclubs?
Dat hangt af van de situatie van je club:
Ja, verplicht vanaf 2026 als:
- je club een btw-nummer heeft én
- je facturen stuurt naar andere bedrijven of de overheid
Niet verplicht als:
- je club volledig vrijgesteld is van btw (bijvoorbeeld puur op lidgelden draait) én
- je geen facturen aan andere ondernemingen of overheden stuurt
- Facturen aan particulieren (zoals ouders of leden) blijven buiten de PEPPOL-verplichting.
Wat als je club (deels) btw-plichtig is?
Zelfs als je onder de kleineondernemersregeling valt of slechts voor enkele activiteiten btw-plichtig bent, moet je e-factureren zodra je aan andere btw-plichtigen factureert. Ook als je dat zelden doet, ben je dus verplicht om tegen 2026 klaar te zijn.
Kan ik factureren versturen via het PEPPOL-netwerk met Ledenbeheer?
Ledenbeheer richt zich specifiek op de particuliere werking van sportclubs, zoals het beheren van inschrijvingen en betalingen van leden. Het systeem is geen boekhoudpakket en genereert geen facturen voor zakelijke klanten. Ledenbeheer is dus niet bedoeld voor gebruik binnen de PEPPOL-context, maar is perfect geschikt voor alles wat met B2C (ledenbeheer en particuliere betalingen) te maken heeft.
Wat heb je nodig?
- Software die PEPPOL ondersteunt (zoals een boekhoudpakket of facturatietool)
- Een PEPPOL-verbinding (meestal automatisch geregeld via je software)
- Voor af en toe factureren: gratis gebruik van het Mercurius-portaal van de overheid
Stappenplan voor sportclubs
Stap 1: Controleer of je onder de verplichting valt
Heb je een btw-nummer en factureer je bedrijven of de overheid? Dan moet je mee op PEPPOL.
Stap 2: Kies een geschikte tool
Gebruik je al software? Kijk of die PEPPOL ondersteunt. Zo niet, kies een pakket dat dat wel doet.
Stap 3: Activeer je PEPPOL-verbinding
Bij de meeste tools gebeurt dit automatisch. In Mercurius meld je je aan met eID of Itsme.
Stap 4: Verstuur een eerste e-factuur
Test het met een echte klant of stuur een factuur naar jezelf. Vraag feedback aan de ontvanger.
Stap 5: Ontvang e-facturen van leveranciers
Vanaf 2026 zal je ook facturen ontvangen via PEPPOL. Zorg dat je systeem klaar is om ze te ontvangen of gebruik het Mercurius-portaal om ze in te kijken.
Samengevat
Vanaf 2026 moeten sportclubs die aan andere bedrijven factureren, dat verplicht doen via PEPPOL. Geen paniek: met de juiste voorbereiding ben je ruim op tijd klaar. Gebruik je een modern softwarepakket zoals Mercurius? Dan ben je er al bijna. Zo ben je klaar voor de toekomst – én werk je sneller, veiliger en efficiënter.