De best bedenkbare administratietool
Hypnosis Dance Academy biedt 115 lessen per week aan, in verschillende dansstijlen én verspreid over vijf studio’s. Tel daarbij op dat de club twee privéstudio’s verhuurt, intens samenwerkt met een middelbare school en dansers aanleveren voor dans- en musicalproducties, en je beseft dat een gebruiksvriendelijke administratieve tool voor hen een absolute must was. Ledenbeheer bleek de gedroomde partner.
“Onze dansschool bestaat vandaag zes jaar”, vertelt Steve Burggraeve. “Tot voor corona zaten we aan net geen 1000 leerlingen – een mooi succes, aangezien we nooit hadden gedacht de 300 te zullen halen. Keerzijde van dat succes was de steeds complexer wordende administratie. Zo hielden wij aanvankelijk de inschrijvingen bij met Google spreadsheets en Google forms, maar dat bleek op den duur onhoudbaar. Meer en meer voelden we de nood aan een overzichtelijk, schaalbaar en gebruiksvriendelijk onlinesysteem dat taken efficiënt zou kunnen automatiseren.”
Opletten voor kluwen
Enter Kevin Gunst, breakdance-docent bij Hypnosis Dance Academy die de spectaculaire groei van de dansschool vanaf dag één van op de eerste rij meemaakte. “Ik had al wat online platformen uitgetest, maar geen enkele kwam echt aan onze noden tegemoet”, gaat Steve verder. “Vooral wat inschrijvingen betreft, bleek er altijd een probleem. De mogelijkheden zijn namelijk legio: verschillende dansstijlen, variërende en vaak cumuleerbare kortingstarieven, wisselend urenaantal … Als je niet oplet, kan dat een echt kluwen worden.”
“Gezien zijn achtergrond in webdesign besloot Kevin met die uitdaging aan de slag te gaan en zelf een platform te bouwen. Dat traject hebben wij met Hypnosis Dance Academy vanaf de start volledig ondersteund door als bèta-tester op te treden – vaak tot grote frustratie van Kevin (lacht). Maar week na week werd het systeem beter, en elke bug die wij rapporteerden bleek kort daarna verdwenen – net zoals elke suggestie tot verbetering van ons serieus werd overwogen. Een goede wisselwerking, aangezien er heel kort op de bal werd gespeeld.”
Meer focussen op creatieve werk
“Het eindresultaat is dat Ledenbeheer vandaag alles biedt wat wij wensen nodig hebben: het is een intuïtief, logisch, gemakkelijk en geautomatiseerd systeem dat ook onze klanten en/of hun ouders veel transparantie biedt. Zij kunnen op elk moment inloggen op hun account, waar ze in één oogopslag kostennota’s, mutualiteitsattesten, lesdata, modules, mailings en wat nog meer zien. Bijgevolg krijgen wij ook bijna geen administratieve vragen meer van onze leden én kunnen we ons nog meer volop focussen op het creatieve aspect van ons werk.”
“Kortom, als Ledenbeheer voor ons als heel grote dansschool, met een uitgebreid aanbod en alle mogelijke pakketten, de beste denkbare online administratietool is, kan het ook andere dansscholen alleen maar voordelen bieden. Al zeg ik het zelf (lacht).”